Strukturerad administratör till samhällsviktig verksamhet i Visby!

Om jobbet

Vill du arbeta i en verksamhet med ett viktigt samhällsuppdrag och samtidigt bidra i ett större projekt med stor betydelse för organisationens dokumenthantering? Nu söker vi en dokumentcontroller/registrator till ett uppdrag hos vår kund i Visby där du blir en viktig del i arbetet med att hantera och digitalisera omfattande arkivmaterial.

Om tjänsten

Bakgrunden till uppdraget är att ett antal svenska utlandsmyndigheter ska avvecklas, vilket innebär att stora mängder arkiv- och dokumentmaterial behöver tas om hand och registreras om i organisationens ärendehanteringssystem.

Du blir en del av ett team inom document control i Visby som arbetar med att strukturera, förbereda, digitalisera och registrera handlingar under en tidsbegränsad period. Teamet består idag av erfarna kollegor med stor kunskap inom området och kommer under perioden förstärkas ytterligare med konsulter och seniora resurser.

Rollen passar dig som trivs med strukturerat och metodiskt arbete och som tycker om att skapa ordning och kvalitet i administrativa processer. Här får du möjlighet att få bidra samt arbeta på en verksamhet med ett viktigt samhällsuppdrag. Du blir en del av en myndighet vars arbete bidrar till att förbättra människors levnadsvillkor världen över.

Dina arbetsuppgifter

I rollen kommer du bland annat att:

Ta emot och hantera stora mängder analogt material

Sortera, strukturera och förbereda handlingar inför scanning

Scanna och kvalitetssäkra digitaliserat material

Registrera handlingar i Public360, deras diarie- och ärendehanteringssystem

Säkerställa korrekt metadata och dokumentklassificering

Utföra kvalitetskontroller av dokument och registreringar

Arkivera och återställa material efter scanning vid behov

Arbetet innebär hantering av stora dokumentvolymer och kräver noggrannhet och uthållighet i det dagliga arbetet.

Vi söker dig som

Har erfarenhet av administrativt arbete, registratorsarbete eller liknande dokumenthantering. Du är van vid att arbeta strukturerat och har gärna tidigare erfarenhet av att hantera större mängder dokument eller registrering i ärendehanteringssystem.

Vi ser gärna att du har:

Erfarenhet av administrativt arbete eller registratorsarbete

Erfarenhet av dokumenthantering, scanning eller digitalisering

Erfarenhet av arbete i diarieförings- eller ärendehanteringssystem

God förmåga att arbeta strukturerat och noggrant

Det är meriterande om du har:

Erfarenhet från offentlig sektor

Kunskap om offentlighets- och sekretesslagen

Erfarenhet av arkivhantering och dokumenthantering

Erfarenhet av Public360

Personliga egenskaper

För att lyckas i rollen tror vi att du är:

Strukturerad och metodisk

Mycket noggrann och kvalitetsmedveten

Uthållig och trygg i repetitiva arbetsuppgifter

Ansvarstagande och självgående

Serviceinriktad och flexibel

En lagspelare med god samarbetsförmåga

Vi tror att du trivs i en roll där ordning, kvalitet och struktur står i fokus och där du får vara en viktig del av ett större administrativt arbete.

Om anställningen

Detta är ett konsultuppdrag med anställning hos OIO. Uppdragets start 1 september och sträcker sig fram till 31 december 2026, med möjlighet till förlängning.

Vad vi erbjuderOmfattning: Heltid 40h/vecka.

Anställningsform: Förmånligt konsultavtal via OIO, med chanser till förlängning.

Arbetstid: Kontorstider med viss flex i Visby

Förmåner: Konsultavtal med fast månadslön, friskvårdsbidrag, förskottssemester, pension.

Startdatum: Omgående

Kontaktperson: Linn Strand (linn.strand@oio.se)

Urval sker löpande, och tjänsten kan tillsättas innan sista ansökningsdag.

Om OIO

Vår passion är att hjälpa dig till rätt roll och arbetsplats. Vi är samtidigt medvetna om att du är kräsen och väljer med omsorg inför nästa karriärsteg, det skulle vi också göra. Därför arbetar vi dedikerat i rekryteringsprocessen för att lära känna dig och dina ambitioner. Vi tror nämligen att människor på rätt plats har större chans att nå sin fulla potential. Genom schyssta, okrångliga anställningsvillkor samt ett närvarande ledarskap arbetar vi därefter aktivt med ditt engagemang och din utveckling. På så vis strävar vi efter att bli en självklar karriärpartner för dig. We are as picky as you are.