Office Coordinator Stort Energi- och Klimatprojekt

Om jobbet

Omfattning: Heltid

Start: 2 februari 2026

Uppdragslängd: 12 månader, möjlighet till förlängning (1+1 år)

Vi söker nu en strukturerad, driven och självgående Office Coordinator som vill stötta plats- och byggledningen i ett omfattande industriellt utvecklingsprojekt med stor klimatnytta och långsiktig samhällspåverkan.

I denna roll blir du en central del av projektets arbetsplatsorganisation och ser till att administration, dokumentation och kommunikation håller hög kvalitet - vilket gör att projektets tekniska och strategiska arbete kan genomföras effektivt.

🧭 Om rollen

Som Office Coordinator arbetar du nära platschef, byggledare, tekniska specialister och projektadministratörer. Du ansvarar för att skapa ordning, struktur och kontroll i projektets administrativa flöden.

Du blir navet som knyter samman dokumenthantering, mötesadministration, rapportering och kommunikation - och bidrar till ett välfungerande projektkontor.

🔧 Dina huvudsakliga arbetsuppgifter

📁 Dokument- och informationshantering

Administrera projektets dokumenthanteringssystem (SharePoint, Byggnet eller liknande)

Säkerställa korrekt versionshantering av samtliga handlingar

Diarieföra avtal, beslut, protokoll och tillstånd

Bevaka tidsfrister och granskningsprocesser

Upprätthålla ärende-, avvikelse- och beslutslistor

Hantera slutdokumentation inför projektets överlämning

🗓️ Mötes- och planeringsadministration

Samordna byggmöten, styrgruppsmöten och samordningsmöten

Upprätta dagordningar och samla in underlag

Föra mötesprotokoll och uppdatera åtgärdslistor

Följa upp beslutsstatus och påminna ansvariga

Stödja projektledningen med tidplans- och delmålsuppföljning

🏗️ Stöd till plats- och projektorganisationen

Hantera kontaktlistor, organisationsscheman och behörigheter

Stödja introduktion av nya medarbetare och konsulter

Administrera tillträdeslistor och register över utbildningar och säkerhetsdokument

Samordna platsmöten, inspektioner och besök

Bidra till en fungerande arbetsplatsmiljö på projektkontoret

📝 Kommunikation & myndighetskontakter

Sammanställa rapporter, lägesbilder och beslutsunderlag

Föra logg över inkommande och utgående kommunikation

Hjälpa till med kontakter mot myndigheter och externa aktörer

Skapa presentationsmaterial åt projektledning och styrgrupp

♻️ Kvalitet, Miljö & Arbetsmiljö (KMA)

Hantera register över projektets KMA-dokumentation

Bevaka egenkontroller, miljöuppföljning och avvikelser

Sammanställa underlag för revisioner och slutrapporter

Säkerställa att dokumentation uppfyller krav enligt kontrakt och regelverk

🎯 Mål för rollen

Dokumentation är korrekt, spårbar och uppdaterad

Möten, beslut och åtgärder följs upp strukturerat

Rapportering och underlag håller hög professionell nivå

Projektorganisationen fungerar effektivt och transparent

📌 Kravprofil

🎓 Formella krav

Gymnasial utbildning, gärna kompletterad med YH/högskola inom administration, bygg, anläggning eller projektledning

Flera års erfarenhet av administrativt arbete inom bygg-, industri- eller anläggningsprojekt

Grundläggande förståelse för entreprenadjuridik (AB/ABT) och byggprocessens skeden

🖥️ Tekniska färdigheter

Erfarenhet av dokumenthanteringssystem (t.ex. SharePoint, Byggnet, Interaxo, CDE)

Mycket god datorvana i Microsoft 365

Grundläggande förståelse för tidplanering och projektekonomi

🧠 Personliga egenskaper

Strukturerad och noggrann

Självgående med god förmåga att prioritera

Kommunikativ och samarbetsorienterad

Serviceinriktad, flexibel och trygg i en dynamisk projektmiljö

Hög integritet och ansvarstagande