Mötes- och konferenskoordinator

Om jobbet

Om rollen
Som Mötes- och konferenskoordinator på The Dock tar du vid när bokningen är gjord och ser till att varje konferens, möte eller gruppvistelse blir genomtänkt, välplanerad och riktigt bra genomförd. Du ansvarar för att detaljplanera arrangemang, samordna information internt, hitta rätt lösningar för kunden och säkerställa att vi tar vara på varje möjlighet att skapa mervärde.

Det här är en nyckelroll på hotellet och en roll för dig som trivs i en dynamisk miljö där mycket händer samtidigt. Du behöver kunna hantera flera projekt parallellt, arbeta strukturerat och ha förmågan att se helheten i ett arrangemang - från första planering till genomförande och uppföljning. Du arbetar nära både gäster, reception, drift, restaurang och säljavdelning, och blir en viktig länk mellan bokning och leverans.

Rollen innefattar även administrativa och ekonomiska delar, såsom fakturering, uppföljning av arrangemang och hantering av provisionsrelaterade delar inom ansvarsområdet.

Det här är en nyckelroll för att skapa trygghet för gästen genom hela processen, säkerställa att verksamheten internt har rätt förutsättningar och bidra till att varje arrangemang blir välplanerat, genomfört och följt upp på ett professionellt sätt.
Det här kommer du att göra

• Planera och koordinera konferenser, möten och gruppbokningar i detalj
• Säkerställa att alla delar av arrangemanget är tydligt planerade och förankrade internt
• Ha löpande kontakt med kunder och gäster inför genomförande
• Skapa, anpassa och paketera lösningar utifrån kundens behov och önskemål
• Arbeta aktivt med merförsäljning av tillägg, upplägg och upplevelser
• Hålla kundvisningar och presentera hotellets möjligheter på ett inspirerande sätt
• Följa upp att verksamheten har rätt information om kommande arrangemang
• Hantera fakturering, administrativa uppföljningar och provisionsrelaterade delar inom rollen
• Bidra till att varje gästupplevelse blir smidig, personlig och väl genomförd
• Samarbeta nära övriga avdelningar för att säkerställa hög kvalitet i hela leveransen
  

Vi tror att du är

• Serviceinriktad, strukturerad och bra på att skapa förtroende
• Trygg i kunddialogen och van att skapa lösningar utifrån olika behov
• Bra på att hantera flera uppgifter och projekt parallellt utan att tappa detaljerna
• Stresstålig och trivs i en dynamisk arbetsmiljö där tempot stundtals är högt
• Duktig på att se helheten i ett arrangemang och förstå hur detaljerna påverkar gästupplevelsen
• Prestigelös och samarbetsinriktad, med lätt för att bygga goda relationer
• En person som tycker om att både planera noggrant och få saker att hända i praktiken
  

Vi ser gärna att du har

• Erfarenhet från konferens, bokning, eventplanering eller liknande roll
• Gärna erfarenhet från hotell, mötesanläggning eller annan besöksnäring
• God känsla för service, försäljning och kundbemötande
• Erfarenhet av administrativ uppföljning, fakturering eller liknande ekonomiska moment
• Vana att arbeta i bokningssystem och administrativa verktyg
• God svenska och engelska i tal och skrift
• God datorvana och gärna erfarenhet av Office-paketet
  

På The Dock gör vi det THE PEGA WAY

Personlighet, Engagemang, Glädje och Affärsmässighet - det är vår värdeskapande formel.

Hos oss ska det finnas höga ambitioner, mycket hjärta och en arbetsglädje som märks. Vi vill skapa en plats där både gäster och medarbetare känner energi, stolthet och lust att komma tillbaka.

Det här får du hos oss

• En nyckelroll i ett hotell med höga ambitioner och mycket framtidstro
• Möjlighet att vara med och utveckla mötes- och konferensupplevelsen på The Dock
• En arbetsplats där hotell, möten, mat och spa tillsammans skapar något unikt
• Ett sammanhang där du får påverka både drift, kultur och värdskap
• Engagerade kollegor, högt tempo och stora möjligheter att sätta avtryck
• Friskvårdsbidrag
• Personalförmåner inom Winn Hotel Group, samt inom Strawberry & Nordic Hotels & Resorts
  

Bra att veta

• Anställningsform: Tillsvidare, med inledande provanställning enligt överenskommelse
• Omfattning: Heltid
• Placering: The Dock, Södertälje
• Tillträde: Enligt överenskommelse
• Lön och villkor: Individuell lönesättning enligt gällande avtal
• Sista ansökningsdag: Rekrytering sker löpande

Har vi fångat ditt intresse?
The Dock drivs av Winn Hotel Group. För att läsa mer och skicka in din ansökan -klicka vidare till oss här.

Välkommen att bli del av Team The Dock

Där vattnet möter staden och du möter något större.

Södertäljes nya pulserande hotspot. En plats där energi och elegans möts och där vi skapar upplevelser som får gästen att vilja stanna lite längre.

Hos oss på The Dock vaknar man med utsikt över vattnet, känner pulsen i loungen, skapar minnen i baren och slappnar av i ett 2000 kvm stort spa. Det är här dagen övergår i en kväll ingen vill ska ta slut och det är vi som gör det möjligt.

The Dock är inte bara ett hotell - det är en destination. En plats för möten som inspirerar, middagar som överraskar och ögonblick som fastnar. För dig som jobbar här betyder det att vara en del av något större. Du är med och formar helhetsupplevelsen från första intrycket till sista leendet.

Vi söker dig som vill vara med och skapa något nytt. Som har öga för detaljer, passion för service och gillar att jobba i ett team där idéer får ta plats.

Oavsett om du är expert i köket, stjärna i receptionen eller tryggheten bakom kulisserna, här finns plats för dig.

Välkommen till The Dock. Här börjar något mer än bara ett jobb.

FAKTA THE DOCK

Plats: Marenplan, Södertälje centrum
Antal hotellrum:183 hotellrum inklusive tre sviter
Faciliteter: Filmsalong, gym, konferens- och eventmiljöer
Restauranger:Jackie's all day dining och Birds Eye skybar
SPA:2000 kvadratmeter placerat på två våningar (The Dock Spa öppnar i juni 2026)
Ägs och drivs av:Winn Hotel Group AB -www.winn.se
Del av:Nordic Hotels & Resorts / Strawberry

The Dock är din startpunkt, din mötesplats och kanske din framtida arbetsplats?