Kontorsvaktmästare - Stockholms stad

Om jobbet

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Välkommen till oss

Stockholms stad, Utbildningsförvaltningen, ARF-enheten

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Utbildningsförvaltningen i Stockholms stad är Sveriges största förvaltning med runt 16 000 anställda. Förvaltningen ansvarar bland annat för drift och utveckling av kommunens drygt 140 grundskolor och omkring 30 gymnasieskolor.

Välkommen till enheten för arkiv, registratur och förvaltningsservice (ARF)

Enheten för arkiv, registratur och förvaltningsservice (ARF) ingår i Avdelningen för personal och kompetensförsörjning. ARF är en stöd- och specialistfunktion till förvaltningen och skolorna. Vi arbetar för en modern, rättssäker och effektiv informationshantering och en god offentlighetsstruktur. Enheten ansvarar även för förvaltningens registerförteckning enligt GDPR. Vi sitter centralt i lokaler på Hantverkargatan, Kungsholmen.

Förvaltningsservice

Inom funktionen förvaltningsservice har vi ett vaktmästeri och funktionen består idag av en samordnare, en serviceman, två kontorsvaktmästare och en serviceassistent. Nu söker vi en serviceinriktad vikarie i 4 månader då en av våra kontorsvaktmästare ska vara föräldraledig.

Förvaltningsservice stöttar central förvaltning med kontorsanpassningar, serviceuppdrag, inköp av inredning och möbler, transportuppdrag, felanmälan till hyresvärd, brandskydd, avtalshanteringar, diverse lokalfrågor samt stöd till fackliga lokaler med service. Inom funktionen har vi även cateringverksamhet där beställning av kaffevagnar till olika mötesrum sker dagligen.

Din roll

Arbetet som kontorsvaktmästare innebär
• Tryckeri, kopiering och utskick av trycksaker.
• Ta hand om post och utdelning av post, tillsammans med övriga vaktmästare.
• Varje morgon ta hand om rengöring av förvaltningens kaffemaskiner (tömning och påfyllning)
• Ta hand om leveranser som kommer till förvaltningen samt meddela mottagaren att leverans finns att hämta.
• Dela ut morgontidningar till köken på förvaltningen.
• Lämna ut behörighet till våra lokaler (hantera access på passerbrickor)
• Inventera kontorsmaterial i förrådet samt fylla på förrådsrum med kontorsmaterial i våra två hus.
• Fungera som kontaktyta med både externa leverantörer och internt på förvaltningen.
• Vara behjälplig och svara på frågor som kommer in via förvaltningsservice funktionsbrevlåda.

Gemensamma uppdrag för funktionen
• Hämta retur- och sekretesskäl på avdelningarna för vidare transport.
• Tömning av returpapper och tomkartonger vid kopieringsstationerna.
• Hantera ärenden som kommer in via samarbetsytan (SharePoint).
• Felanmälan till hyresvärden Fastighetskontoret.
• Ta emot fastighetsskötare samt hantverkare.
• Påfyllning av kopieringspapper vid kopieringsstationerna.
• Hissa flagga på gården, flaggning på rätt dagar.
• Hantera cateringar, samt köra upp kaffevagnar till våra mötesrum enligt beställningar.

Din kompetens och erfarenhet

Kvalifikationer
• Flerårig erfarenhet av att ha jobbat med kontorsservice, vaktmästeri eller liknande
• Fullständig gymnasieutbildning
• God datorvana och kunna behärska Microsoft Office program
• Van att arbeta administrativt
• Goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift
• B-körkort

Personliga egenskaper

Vid rekryteringen lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper.Vi söker dig som är serviceinriktad och positiv, som tar initiativ och är duktig på lära dig nytt. Du är kommunikativ och har lätt att skapa nya kontaktytor. Du behöver kunna planera och organisera ditt arbete och vara lösningsfokuserad. Eftersom arbetsdagen kan variera behöver du vara flexibel och stresstålig och själv kunna prioritera dina arbetsuppgifter utifrån behov. Du har lätt för att skapa nya kontakter och bidra till en positiv arbetsmiljö och god teamkänsla, samt har en god samarbetsförmåga.

Vid frågor om tjänsten kontakta Pierre Engberg, samordnare för förvaltningsservice, tel: 08-508 33 731.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.