Erfaren administratör till utbildningsförvaltningen

Om jobbet

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Utbildningsförvaltningen i Stockholms stad är Sveriges största förvaltning med cirka 16 000 anställda. Förvaltningen ansvarar bland annat för drift och utveckling av kommunens drygt 140 grundskolor och omkring 30 gymnasieskolor.

Nu söker vi en erfaren administratör till gymnasieavdelningens stab!

Välkommen till oss

Gymnasieavdelningens uppdrag är att, med utgångspunkt i skollag och läroplaner, förverkliga utbildningsnämndens mål och visioner. Avdelningen ska också stödja och skapa förutsättningar för stadens kommunala gymnasieskolor och anpassade gymnasieskolor att kunna fullfölja sina uppdrag.

I denna roll kommer du att tillhöra gymnasieavdelningens stab. Vår uppgift är att stödja gymnasiedirektören och gymnasiecheferna i uppdraget att leda och styra gymnasieskolornas verksamhet. Vi tar fram underlag för beslut och förslag till framtidsinriktade åtgärder i syfte att höja kvaliteten i verksamheten och arbeta för ökad måluppfyllelse för eleverna.

Vi erbjuder

• möjlighet att arbeta för en av Sveriges största arbetsgivare
• trivsamma lokaler i centrala Stockholm, nära stadshuset
• ett utvecklande och lärorikt arbete med kompetenta kollegor
• semesterväxling, friskvård och klämdagar möjlighet att växla mellan distans- och kontorsarbete
• läs mer om våra förmåner här.

En hälsning från din framtida chef

Jag heter Catharina Sackemark Larsson och det är jag som är din blivande chef. Som chef är jag engagerad, tydlig och närvarande. Jag har stort förtroende för mina medarbetare och vill att enheten ska vara en plats där vi hjälps åt att nå våra gemensamma mål. För mig är det viktigt att du som medarbetare har möjlighet att utvecklas och lära nytt i ditt uppdrag.

Din roll

Som administratör har du en central roll i att säkerställa ändamålsenliga administrativa processer samt erbjuda kvalificerat stöd och service till chefer, medarbetare och externa kontakter. Du bidrar aktivt till att enheten och förvaltningen når uppsatta mål. Rollen innebär såväl självständigt arbete som nära samverkan med flera funktioner inom utbildningsförvaltningen.

Dina arbetsuppgifter kommer bland annat vara

• diarieföring och dokumenthantering enligt gällande lagstiftning
• administrera möten med kallelser, dagordningar, protokoll och lokalbokning
• stöd i personaladministration, till exempel introduktion av nyanställda
• frånvarorapportering, behörighetsadministration och stöd i system som Agresso och Lisa
• ekonomiadministration som fakturahantering, beställningar, kontering och uppföljning
• samordna intern information och uppdatering av digitala kanaler som intranät, Teams och dokumentbibliotek
• stöd i ärendehantering planera inför utbildningar, interna workshoppar och andra aktiviteter
• administrativt stöd till ledningsgruppen och medarbetare.

Din kompetens och erfarenhet

Vi ser att du har

• eftergymnasial utbildning inom administration, service, kommunikation eller motsvarande utbildning som vi bedömer likvärdigt och relevant
• flerårig erfarenhet av administrativt arbete
• erfarenhet av att arbeta med ärendehantering, diarieföring, dokumentstyrning och protokollskrivning
• goda kunskaper i Microsoft Office-paketet
• god systemvana och snabb inlärningsförmåga i nya IT-system
• mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska.

Vi ser det som meriterande om du har

• erfarenhet av liknande arbete inom Stockholms stad
• erfarenhet av administration inom offentlig sektor
• erfarenhet av administration inom utbildningsverksamhet.

Vi lägger stor vikt vid nedan personliga egenskaper.

Vi söker dig som är en strukturerad och noggrann administratör med förmåga att skapa ordning och effektivitet i ditt arbete. Du har ett öga för detaljer och säkerställer att uppgifter utförs korrekt och med hög kvalitet, även när tempot är högt.

Du är serviceinriktad och trivs i en roll där du har många kontaktytor. Med ett positivt och lösningsorienterat förhållningssätt bidrar du till ett gott samarbete med både kollegor och externa kontakter. Du har lätt för att kommunicera och anpassar dig efter olika situationer och behov.

Vidare agerar du professionellt i alla sammanhang och representerar verksamheten på ett förtroendeingivande sätt. Du tar ansvar för dina arbetsuppgifter, är pålitlig och bidrar till en stabil och välfungerande administration.

Övrigt

Vi rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV.

I den här rekryteringen kan tester komma att användas i samband med urval.

Digitala intervjuer beräknas preliminärt hållas slutet av vecka 19 och början av vecka 20.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande.

Välkommen med din ansökan!

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.