Business Administrator till Kronans Apotek

Om jobbet

Välkommen till vår värld! 👑 Vår vision är en värld som mår bra, och du kan hjälpa oss att göra den visionen verklig. Vi tror att meningsfulla arbetsuppgifter, starka teamrelationer och en generös dos skratt skapar en arbetsmiljö som inspirerar och stärker oss och alla våra kunder. Med fokus på både här och nu, samt på framtiden - bidrar vi tillsammans till en värld som mår bra! 🌍🧡🚀

Vill du arbeta nära VD, ledningsgrupp och juristavdelning i en central roll där du gör skillnad varje dag? Trivs du med att skapa struktur, driva administrativa processer och säkerställa att allt fungerar professionellt och smidigt? Då kan du vara precis den vi söker!

Om rollen

Som Business Administrator får du en betydelsefull och heltäckande administrativ roll där du ansvarar för att stötta både vår ledningsgrupp och juristavdelning i deras dagliga arbete. Du kommer att vara navet i flera administrativa flöden och säkerställa ordning i både digitala och fysiska system. Rollen passar dig som är noggrann, proaktiv och tycker om att ha en central position med många kontaktytor.

Dina huvudsakliga ansvarsområden

I den här rollen ansvarar du för att skapa struktur och hålla ihop våra administrativa processer. Du arbetar nära centrala funktioner och säkerställer att avtal, mötesadministration och dokumentation hanteras korrekt och i tid. Du kvalitetssäkrar material som ska upp till ledning och styrelse, håller ordning i vår kontraktdatabas och ser till att våra arkiv är aktuella och korrekta. Rollen innebär också att du stöttar i genomförandet av ledningsgruppsmöten och ansvarar för protokollföring, uppföljning och dokumentation av beslut. Kort sagt är du en central funktion som ser till att processer flyter, deadlines hålls och att verksamheten får den administrativa kvalitet som krävs för att fungera effektivt.

Exempel på dina arbetsuppgifter:

• Hantera avtal genom hela flödet - från utskick och e-signering till arkivering och uppdatering av kontraktdatabas
• Strukturera och hålla ordning i både digitalt och fysiskt arkiv
• Administrativa förberedelser inför ledningsgruppsmöten, styrelsemöten och årsstämmor samt protokollföring vid ledningsgruppsmöten
• Följa upp deadlines, påminna om inkommande material och säkerställa att processer håller tempo
• Fungera som central kontaktpunkt och koordinera dagliga administrativa flöden

Vi erbjuder en tillsvidareanställning som inleds med en provanställning på 6 månader. Önskad start enligt överenskommelse. Du rapporterar till vår Legal Director, Marie Snellman och ingår i vår juristavdelning. Du välkomnas till vårt fina kontor i Stadshagen, Kungsholmen och vi tillämpar hybridarbete.
Kvalifikationer
För att trivas och lyckas i rollen ser vi att du är en trygg och ansvarstagande person med trygghet i din yrkesroll. Du har lätt för att skapa förtroende, arbetar självständigt och tar initiativ när det behövs. Med ett lösningsorienterat förhållningssätt, god prioriteringsförmåga och hög integritet hanterar du både vardagliga uppgifter och mer komplexa situationer med professionalism och diskretion. Service, struktur och kvalitet är för dig en naturlig del av arbetet. Utöver detta ser vi att du har:

• Erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, gärna i nära samarbete med ledning eller i en professionell kontorsmiljö
• Mycket god systemvana och trygghet i digitala verktyg samt Microsoft Office
• Mycket god förmåga att kommunicera på svenska och engelska, i tal och skrift

Meriterande:

• Erfarenhet som VD-assistent, ledningsgruppsassistent eller juridisk administratör
• Erfarenhet av protokollföring eller arbete med beslutsloggar

Vi erbjuder

• En ansvarsfull och varierad roll med stor insyn i verksamheten
• Nära samarbete med VD, ledningsgrupp och juristavdelning
• En professionell arbetsmiljö med engagerade kollegor
• Möjlighet att utvecklas och växa i din administrativa roll

Låter detta som nästa steg för dig? Välkommen med din ansökan - vi ser fram emot att höra från dig!

Vår rekryteringsprocess
Vad roligt att du är intresserad av att söka rollen hos oss! Vi vet att det kan kännas utmanande att söka jobb, särskilt i tider när konkurrensen är hög och många skickar in ansökningar.Men i verkligheten kan vi oftast bara välkomna en ny kollega per roll, vilket tyvärr innebär att flera starka kandidater inte går vidare - även om de har mycket att erbjuda.

För oss är det viktigt att du ska känna dig trygg med hur processen går till. Vi vill därför vara öppna med hur vi gör vårt urval. Vi gör alltid en helhetsbedömning av ansökan. Självklart tittar vi på CV och erfarenheter, men det är inte det enda som spelar in. När vi rekryterar utgår vi från en tydlig kravprofil som vi delar i annonsen. Dina svar på urvalsfrågorna - och ibland även testresultat - vägs också in i vår bedömning. Vid många ansökningar kan just de delarna bli avgörande, så ta gärna lite extra tid att fylla i urvalsfrågorna noggrant innan du skickar in.

Utöver detta tittar vi även på hur erfarenheter och kompetenser matchar det behov och sammanhang vi har i teamet just nu. På så sätt vill vi ge varje kandidat en så rättvis och transparent process som möjligt.

Din ansökan
I din ansökan vill vi ha ditt CV eller din LinkedInprofil. Personligt brev? Det kan du skippa! Vi är intresserade av din kompetens, lära känna dig gör vi vid en eventuell intervju. I slutet av rekryteringsprocessen tillämpar vi en bakgrundskontroll på samtliga personer vi vill anställa, oavsett roll eller funktion. Då vi enbart tillämpar detta på slutkandidat informerar vi mer om det längre fram.

Varmt välkommen med din ansökan!



Vi bryr oss mer- och det är även något vi delar med våra fackliga parter och tillsammans arbetar vi för en värld som mår bra. För att komma i kontakt med våra fackliga representanter kan du maila Stephanie Nielsen på Unionen via stephanie.nielsen@kronansapotek.se eller Aisha Karimi på Sveriges Farmaceuter via af.kronan@sverigesfarmaceuter.se. Vill du fördjupa dig i vårt kollektivavtal? Du hittar hela avtalethär!
Kontaktperson
Parastoo Afsharian
parastoo.afsharian@kronansapotek.se