Avdelningssekreterare

Om jobbet

Arbetsbeskrivning

Är du en person som är genuint intresserad av att skapa förutsättningar och underlätta för verksamhetens chefer och medarbetare genom professionell service, samordning, planering och förberedelser så kan det här vara jobbet för dig!

Som avdelningssekreterare är du en nyckelperson för att säkerställa att den dagliga verksamheten fungerar smidigt. Du arbetar nära avdelningschef och enhetschefer. Du ger kvalificerat administrativt stöd med en utpräglad servicekänsla och du drivs att skapa strukturer, rutiner och lösningar som underlättar för både chefer och medarbetare.

Tjänstens huvudsakliga arbetsuppgifter är:

Hantera och samordna mötesbokningar, bokning av resor, förfrågningar och inbjudningar från andra myndigheter.

Ansvara för rutin för resursbrevlådan, bevaka och sköta avdelningens distributionslistor och resursbrevlåda och tillhörande kalender och kontaktlista till länets aktörer.

Löpande uppdatera Länsstyrelsens sambandskatalog med kontaktuppgifter till länets aktörer gällande samhällsstörningar.

Skapa struktur och ansvara för dokumentation vid ledningsgruppsmöten, avdelningsmöten, samverkansmöten med arbetstagarorganisationerna.

Utveckla processen för avdelningsföredragningar

Stöd till chefer gällande inkomna ärenden och remisser, semesterplanering, förberedelser inför att nya medarbetare börjar samt introduktion av nya medarbetare i administrativa rutiner på avdelningen.

Stöd till chefer och medarbetare att boka och hantera kontakten med konferensanläggningar vid konferenser och planeringsmöten.

Ingå som resurs i länsstyrelsens stab vid samhällsstörningar, höjd beredskap och krig.

Vi utvecklar alltid vår verksamhet och du behöver därför vara öppen för att dina arbetsuppgifter även kan komma att förändras över tid.

Vad kan vi erbjuda dig?

Du får intressanta och varierande arbetsuppgifter samt möjlighet att bidra och delta i att utveckla dem. Som statlig myndighet har vi en viktig roll i samhället och ett stort ansvar. Som medarbetare hos oss är du med och tar det ansvaret.

Avdelningen för civilt försvar och beredskap är i en spännande utvecklingsfas med ansvar för att samordna, stärka och utveckla myndighetens och länets beredskap inför kriser och höjd beredskap. Att vara en del av Länsstyrelsen och vår avdelning skapar en känsla av att bidra till något av de mest angelägna utmaningar som samhället står inför! Vi är idag 36 medarbetare och chefer fördelade på fyra enheter, samt en avdelningschef som också är myndighetens försvarsdirektör. De närmaste åren kommer avdelningen att växa med många nyrekryteringar samtidigt som verksamheten pågår för fullt. Din roll kommer att vara viktig för oss!

Under förutsättning att verksamheten och arbetsuppgifterna medger det finns möjlighet till distansarbete under en del av arbetstiden.

Resor kan ingå i tjänsten i begränsad omfattning.

Kvalifikationer

Krav:

Gymnasieexamen

Du har arbetat i offentlig verksamhet med kunskap om offentlighet och sekretess

Du har minst 3 års aktuell erfarenhet som kvalificerad administratör

Du har mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska

Du har goda kunskaper i Microsoft Outlook samt Office (Word, Excel, Powerpoint och OneNote)

Du är van att upprätta mötesanteckningar, protokoll, rutindokument samt andra planeringsunderlag

Personliga egenskaper

Du har integritet med väl grundade och tydliga värderingar och förmåga att tänka på frågor ur ett etiskt perspektiv. Du styrs av etik och värderingar i avgörande situationer i arbetet. Som person är du trygg, stabil och har självinsikt. Du skiljer på det personliga och professionella och har förmåga att förhålla dig på ett sätt som är anpassat till situationen. Du tar ansvar för dina arbetsuppgifter och planerar, strukturerar och prioriterar själv ditt arbete på ett effektivt sätt. Du driver dina processer och håller dina tidsramar. Du samarbetar bra med andra människor och relaterar till dem på ett lyhört och smidigt sätt. Du lyssnar, kommunicerar och löser konflikter på ett konstruktivt sätt. Du värdesätter att ge god service eftersom du har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att hitta lösningar. Du är lugn, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande. Sist, men inte minst, du är en positiv person som ser möjligheter i utmaningar och bidrar till en god stämning. Du har lätt att planera om ifall situationen kräver det.

Meriterande:

Eftergymnasial utbildning som är relevant för tjänsten

God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på engelska

Erfarenhet av ledningsstöd

Erfarenhet av arbete med konferens- hotell- och biljettbokningar

Erfarenhet av arbete med ekonomi- och personaladministration

Erfarenhet från arbete inom säkerhet, krisberedskap eller totalförsvar

Vi fäster stor vikt vid den personliga lämpligheten och ser det som självklart att du bidrar till ett gott arbetsklimat. Som medarbetare på Länsstyrelsen Västra Götaland ska du också leva upp till Den statliga värdegrunden - Statskontoret.

Vi tror på allas lika möjligheter och ett av våra huvuduppdrag är att verka för mångfald och en personalsammansättning på Länsstyrelsen som speglar länets befolkning.

Bra att veta

Arbetstid: måndag - fredag 40 timmar per vecka, med möjlighet till flex.

Anställningen kan komma att inledas med 6 månaders provanställning.

Läs mer om oss på vår webb Jobba hos oss. Här finns information om våra förmåner. Vi finns också på Linkedin.

Vi ställer höga krav på våra medarbetares säkerhetsmedvetenhet. Säkerhetsprövning enligt Säkerhetsskyddslagen (2018:585) kommer att genomföras innan vi fattar beslut om anställning. För en del anställningar kan därför svenskt medborgarskap komma att krävas. Läs mer om säkerhetsprövning Personalsäkerhet - Säkerhetspolisen (sakerhetspolisen.se).

Länsstyrelsen är en beredskapsmyndighet och har ett särskilt utpekat ansvar under kris och krig/höjd beredskap.