Avdelningsadministratör

Om jobbet

Vi söker nu en erfaren Avdelningsadministratör till ett konsultuppdrag där du får en central roll i att stödja en teknisk avdelning inom en samhällsviktig organisation. Rollen innebär att arbeta nära avdelningschef samt flera sektions- och enhetschefer och bidra till att den dagliga verksamheten fungerar smidigt och strukturerat.

Detta uppdrag passar dig som har lång erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete och som trivs i en roll där du får ta stort eget ansvar, arbeta självständigt och samtidigt samarbeta med många olika funktioner i organisationen.

Om uppdraget

Organisationen ansvarar för utveckling och förvaltning av viktig energiinfrastruktur och befinner sig i en period med hög aktivitet och utveckling. För att avlasta chefer och säkerställa struktur i administrativa processer söker man nu en avdelningsadministratör som kan stödja flera enheter inom en teknisk avdelning.

Rollen är central för att skapa ordning i administrativa system, koordinera möten och aktiviteter samt stödja ledningsgruppen och chefer i deras dagliga arbete. Du kommer att arbeta självständigt med stort ansvar och ha många kontaktytor inom organisationen.

Arbetsuppgifter

I rollen kommer du bland annat att:

Ge administrativt stöd till avdelningschef samt sektions- och enhetschefer

Hantera kalenderbokningar och planera möten

Förbereda mötesmaterial och presentationer

Planera och koordinera interna möten, workshops och konferenser

Skriva protokoll och dokumentera beslut från möten

Stödja ledningsgruppens arbete genom planering av agendor, möten och uppföljning av beslut

Hantera onboarding och offboarding av medarbetare och konsulter

Beställa utrustning, behörigheter och accesser

Arbeta med fakturahantering och kontering samt enklare ekonomirapportering

Ansvara för dokumenthantering i exempelvis SharePoint och filsystem

Uppdatera intranät och presentationsmaterial

Stötta vid interna aktiviteter och avdelningsgemensamma initiativ

Kravprofil

För att vara aktuell för uppdraget behöver du ha:

Minst ett års eftergymnasial utbildning inom exempelvis ekonomi, HR eller administration

Minst 5 års arbetslivserfarenhet i rollen som administratör

Erfarenhet av mötesplanering, dokumentation och protokollskrivning

Erfarenhet av onboarding och offboarding av medarbetare och konsulter

Erfarenhet av beställningar och administrativ samordning

Minst 3 års erfarenhet av arbete i MS Office (Excel, Word, PowerPoint och Outlook)

Minst 3 års erfarenhet av att dokumentera ledningsgrupps- eller styrgruppsmöten

Meriterande erfarenhet

Det är meriterande om du även har:

Erfarenhet av administrativt arbete inom offentlig verksamhet

Erfarenhet av ekonomisystem såsom UBW/Agresso eller motsvarande

Personliga egenskaper

Vi söker dig som:

Är strukturerad och noggrann

Har god samarbetsförmåga och hög servicekänsla

Trivs med att arbeta i en roll med många kontaktytor

Är självgående och tar ansvar för dina arbetsuppgifter

Har god kommunikativ förmåga

Uppdragsinformation

Omfattning: 100 %

Placering: Sundbyberg

Distansarbete: Enstaka dagar efter överenskommelse

Säkerhetsprövning: Säkerhetsprövning och registerkontroll krävs

Om Soros Consulting

Soros Consulting är ett specialistbolag inom konsult- och rekryteringslösningar. Vi matchar kvalificerade specialister och ledare med organisationer där kompetens, driv och personlighet gör verklig skillnad. Genom ett nära samarbete med både kunder och kandidater säkerställer vi en professionell och kvalitativ process från första kontakt till signerat uppdrag.

Tveka inte på att skicka in din ansökan redan idag!