Administrativ samordnare

Om jobbet

Folktandvårdens ledningsstab

Folktandvården inom Region Jönköpings län befinner sig i en spännande utvecklingsfas. Vill du vara med på den? Nu söker vi dig som är serviceinriktad, trivs i en samordnande och koordinerande roll och vill bidra med betydelsefullt administrativt stöd. Varmt välkommen med din ansökan till tjänsten som administrativ samordnare!

Rollen som administrativ samordnare

Som administrativ samordnare säkerställer du att Folktandvårdens administrativa processer hanteras i enlighet med gällande regelverk, policys och riktlinjer i Region Jönköpings län. Du är Folktandvårdens representant och kontakt mot Region Jönköpings läns centrala funktioner avseende diarie, arkiv, informationssäkerhet och digitalisering. Du samordnar, involverar och stöttar även administrativa funktioner på klinikerna för att säkerställa stabila, effektiva och kvalitetssäkrade administrativa processer i hela Folktandvården. Att utveckla och förbättra administrativa processer tillsammans med verksamheten är en naturlig del i din roll.

I rollen ansvarar du även för att samordna, administrera och handlägga frågor och ärenden på Folktandvårdens ledningsstab. Du är ett administrativt stöd till ledningsgruppen och stabens stödfunktioner. I arbetet ingår att föra minnesanteckningar och protokoll och även ansvara för agendor, kallelser och koordinering av information och digital publicering som följer efter möten.

Du arbetar även med diariehantering, dokumenthantering samt funktionsbrevlåda. Vidare kommer du att vara ett administrativt stöd till tandvårdsdirektör och övriga i ledningen i form av att koordinera mötesbokningar, evenemang och hantera andra administrativa uppgifter. Rollen kan utvecklas och förändras över tid, beroende på omvärldsförändringar som exempelvis förändrade lagkrav eller andra yttre faktorer som påverkar verksamheten.

Tjänsten vi erbjuder är en tillsvidareanställning på heltid med tillträde enligt överenskommelse.

Din blivande arbetsplats

Folktandvården är en del av Region Jönköpings län. Vårt viktiga folkhälsouppdrag handlar om att bidra till god munhälsa, hela livet i hela länet. I verksamheten finns 26 allmäntandvårdskliniker och specialisttandvård vid Odontologiska Institutionen med nio olika specialistområden. Ledningsstaben finns på Rosenlund i Jönköping. Sammanlagt arbetar cirka 700 personer inom Folktandvården. Mer om Folktandvården: Folktandvården, Region Jönköpings län (https://rjl.se/folktandvarden).

Din profil

Vi ser att du har en eftergymnasial utbildning inom vårdadministration, information- och systemvetenskap, arkiv- och informationsvetenskap eller annan utbildning som bedöms relevant för rollen. Vi ser även att du har framgångsrik erfarenhet av administrativ, koordinerande roll i större verksamhet inom privat eller offentlig sektor. Erfarenhet från offentlig verksamhet eller politiskt styrd organisation är meriterande.

Vidare har du mycket goda kunskaper i att arbeta med stödsystem för administration och dokumentation. Du är van vid att arbeta i Officepaketet och har goda kunskaper inom IT och digitalisering. Har du dessutom kunskaper i Evolution, Heroma och övriga system som Region Jönköpings län arbetar med är det meriterande. Det är även viktigt att du har goda kunskaper i svenska och engelska språket i tal och skrift. Då resor förekommer i tjänsten är B-körkort ett krav.

För att fungera väl i rollen som administrativ samordnare är det viktigt att du är en kommunikativ person som drivs av att ge god service till andra. Du arbetar proaktivt med planering och prioriteringar i arbetet, och tar gärna initiativ inom ditt ansvarsområde för att både ligga steget före och underlätta för steget efter. Då rollen innebär många kontaktytor internt som externt ställs även krav på god samarbetsförmåga och lyhördhet. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Vårt erbjudande till dig

Vi erbjuder dig en omväxlande och stimulerande arbetsvardag där du bidrar med betydelsefullt administrativt stöd. Folktandvårdens ledningsstab bidrar med kvalificerat stöd och rådgivning i frågor som rör ekonomi, kommunikation och marknad, HR, administration, IT, samt utrustning, service och fastigheter.

Som medarbetare hos oss inom Region Jönköpings län får du tillgång till våra anställningsförmåner. En del av dem ökar din grundtrygghet, andra sätter lite guldkant på vardagen. Läs mer om våra förmåner här: Förmåner, Region Jönköpings län (http://www.rjl.se/jobb-och-karriar/Jobba-hos-oss/Formaner/)

Har du frågor om tjänsten?

Vill du veta mer om tjänsten är du välkommen att kontakta HR-chef Erica Segolsson, erica.segolsson@rjl.se. Vi tar gärna emot samtal från dig som är intresserad av jobbet men tackar nej till dig som säljer annonser och rekryteringstjänster.

Vår rekryteringsprocess

I samband med din ansökan till tjänsten kommer du att få besvara ett antal frågor om din utbildningsbakgrund och erfarenhet. Svaren på dessa frågor kommer tillsammans med CV och personligt brev att utgöra grunden för vårt urval.

Inledande digitala intervjuer är planerade till den 21 maj och fysiska intervjuer till den 29 maj. Sista ansökningsdag är den 18 maj. Välkommen med din ansökan!

Läs mer om Region Jönköpings läns rekryteringsprocess på vår hemsida: Vår rekryteringsprocess, Region Jönköpings län (https://rjl.se/jobb-och-karriar/Lediga-jobb/Var-rekryteringsprocess/)