Jobbsafari är en del avschibsted logo

Office Coordinator med fokus på engagemang, utveckling och resultat!

Academic Work · Stockholm · Ansök senast 14 dec. (59 dagar kvar)

Heltid

Trivs du som bäst när du är mitt i händelsernas centrum och av att vara kontorschefens högra hand? Hos oss på Academic Work blir du del av en ambitiös och händelserik miljö där din insats är av största vikt för att vi fortsatt ska kunna leverera service i världsklass. Drivs du av att skapa engagemang, utveckling och resultat då är den här rollen för dig! Du kommer att vara en del av ledningsgruppen och ansvara för receptionen tillsammans med dina assistenter. Academic Work söker nu Office Coordinator till Stockholm!

Information om uppdraget

Som Office Coordinator har du en bred och varierande roll med flera olika ansvarsområden. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är att agera stöd till kontorschefen och ledningsgruppen i det dagliga arbetet. Med ledningsstöd menar vi att stödja cheferna så att de kan utföra sitt jobb mer effektivt. Det innebär att göra det möjligt för cheferna att spendera mer tid och fokusera på de aktiviteter som ger företaget mest affärsvärde, och genom att öka möjligheten att nå de strategiska målen såväl som chefernas professionella mål. Som Office Coordinator är du en del av ledningsgruppen och kommer ha en betydande inblick i kärnverksamheten, organisationen och de områden där cheferna är aktiva. Du identifierar, föreslår och agerar aktivt var och när stöd behövs. Stöd kan vara inom områden som förberedelser, research, rapporter, samordning, administration, kommunikation och planering. Huvudfokus för Office Coordinator är att ge support till kontoret som helhet, externa besökare och till Branch Manager (kontorsansvarig).

Som Office Coordinator är du ansvarig för kontorets reception med stor stöttning av dina assistentkollegor som du även är chef över. Du är ansvarig för första intrycket, och det är viktigt att du agerar som förebild för ditt team, besökare och kollegor på kontoret. I receptionen ger du förstklassig service till alla som antingen besöker kontoret eller som ringer via vår växel. Du arbetar i en föränderlig miljö där din huvudsakliga uppgift bland annat är att planera, leda, genomföra och följa upp olika aktiviteter och projekt.

För att trivas i rollen tror vi att du alltid:
  • Har god kommunikation
  • Är initiativtagande
  • Drivs av personlig utveckling
  • Är kreativ
  • Är lösningsorienterad och kommer med nya perspektiv och rutiner som leder till kontorets utveckling.
Är du nyfiken på att veta mer om hur det är att arbeta internt på Academic Work? Spana in vårt Instagramkonto och följ med bakom kulisserna på våra 16 kontor över hela Sverige.

Arbetsuppgifter

Du kommer till exempel att:
  • Ge proaktivt stöd till din kontorschef för att skapa och behålla en trevlig arbetsmiljö på ditt kontor
  • Stödja och samordna kontorschefen aktivt genom att arbeta i hans / hennes kalender
  • Fungera som huvudkontaktperson internt och externt för allmänna frågor rörande ledningsgruppen
  • Ta emot och ge service till besökare som exempelvis kunder, konsulter, kandidater, interna kollegor och leverantörer. Ge service via telefon genom vår centrala växel
  • Ge service via telefon genom vår centrala växel
  • Personalansvar för ett antal deltidsanställda i receptionen.
  • Ansvara för kontakten med leverantörer och hantera beställningar av bland annat kontors- och marknadsmaterial.
  • Svara på löpande frågor och försöka lösa uppkomna problem som inkommer från medarbetare och kontorsledning.
  • Ta fram och sammanställa material och presentationer inför interna möten, till exempel Power Point-Presentationer.
  • Självständigt, eller i samarbete med kollegor, driva olika interna projekt.
  • Arbeta med fakturahantering - attestera fakturor, reseräkningar och dylikt.
  • Koordinera och boka olika aktiviteter som konferenser, utbildningar, möten och events.
  • Sammanställa rapporter och uppdatera rutiner, riktlinjer och dokument, samt ta mötesanteckningar.
Tjänsten passar dig som trivs med arbetsuppgifter som varierar från högt till lågt, då rollen innebär att vara behjälplig där behovet finns!

Vi söker dig som
  • Brinner för att ge bästa möjliga service
  • Har en examen från en eftergymnasial utbildning
  • Har erfarenhet av att arbeta med service och administration, antigen på heltid eller deltid
  • Har en god administrativ vana samt goda kunskaper och tidigare erfarenhet av samtliga Office-program.
  • Har mycket goda kunskaper i engelska och svenska, både i tal och i skrift, då du kommer kommunicera samt skriva material på båda språken.
  • Har B-körkort
Det är meriterande om du:
  • Tidigare erfarenhet av att jobba i en liknande roll så som receptionist, administratör, event-planerare eller assisterande roll
  • Erfarenhet av analysarbete, driva projekt och göra presentationer
Du är en person som snabbt anpassar dig till nya omständigheter och är lösningsfokuserad även när du stöter på motgångar. Eftersom du hanterar mycket information är det av största vikt att du är strukturerad samt har en hög integritet och förståelse för hur konfidentiella frågor bör hanteras. Din förmåga att arbeta självständigt är hög och du trivs med att arbeta målinriktad samt anstränger dig för att leverera dina uppgifter utifrån deadlines. Slutligen har du en god kommunikativ förmåga i såväl tal som skrift.

Till dig som vill lite mer - välkommen till oss!
We reward ambition!

Övrig information
  • Start: Omgående
  • Omfattning: Heltid 8-17
Till dig som vill lite mer - välkommen till oss!
We reward ambition!
  • Sök tjänsten genom att klicka på Ansök via annan site nedan, så skickas du till Team tailor vårt rekryteringssystem. Det första steget i rekryteringsprocessen är att genomföra två tester av Assessio. Det ena är en personlighetskartläggning som tar cirka 20 minuter att slutföra, det andra ett test som testar din kognitiva förmåga som tar 12 minuter att slutföra. Anledningen till att vi använder oss av tester är för att säkerställa en solid och rättvis rekryteringsprocess med fokus på potentialen för den position vi anställer till.
  • Vi går igenom urvalet löpande och annonsen kan stängas ner innan tjänsten är tillsatt om vi gått över till urvals och intervjufasen. Observera att denna ansökan sker via en extern site vilket gör att den inte kommer att synas under mina sidor på din profil.
* Vi tar inte emot ansökningar via mail men har du specifika frågor kring tjänsten besvaras dessa på talentacquisitionsthlmvast@academicwork.se under kontorstid. Skriv annonstiteln i rubriken och kopiera gärna in länken till annonsen i ditt mail. För generella funderingar kring din ansökan/vår rekryteringsprocess finns vi ofta tillgängliga i chatten här på webben under vardagar så hör gärna av dig där!

Om arbetsgivaren

Arbetsgivare

Academic Work

Placering

Stockholm