Senior avdelningsadministratör

Om jobbet

Vi söker nu en erfaren Avdelningsadministratör för kunds räkning. Uppdraget innebär att ge administrativt stöd till avdelningschef samt flera sektions- och enhetschefer. Rollen är delad mellan olika enheter och är central för att skapa struktur, effektivitet och kontinuitet i det dagliga arbetet.

Som Avdelningsadministratör stöttar du cheferna med allt från planering, koordinering och kommunikation till dokumentation, inköp och ekonomiadministration. Du arbetar självständigt, har stort eget ansvar och är en viktig del av att få verksamheten att fungera smidigt.

Detta är ett konsultuppdrag via Miljonbemanning där du arbetar på plats hos kund.

ArbetsuppgifterAdministrativt stöd till chefer

Kalender- och möteshantering

Ta fram presentations- och mötesmaterial

Samordning av beslutsunderlag (delegeringar, jävsdeklarationer m.m.)

Uppdatering av intranät och interna informationssidor

Personaladministration

Stöd vid onboarding och offboarding av medarbetare och konsulter

Beställning av utrustning, accesser och behörigheter

Hantering av semesterlistor

Stöd i introduktionsprogram och interna aktiviteter

Ekonomi & inköp

Inköp av material, utrustning och tjänster

Enklare rapportering i UBW

Fakturahantering och kontering vid behov

Möten och event

Planera interna möten, workshops och konferenser

Bokning av lokaler, teknik och catering

Skapa agendor, skriva protokoll och följa upp actions

Stöd till avdelningens ledningsgrupp inklusive årshjul, dokumentation och gästsamordning

Dokumentation & kommunikation

Uppdatera presentationsmaterial och intranät

Skriva enklare beslutsunderlag

Dokumenthantering i filserver och SharePoint

Diarieföring

Bidra i administratörsnätverket och utveckla rutiner

Omfattning och fördelning av tid

Tillgänglig tid: ca 144 timmar/månad

Ledningsgruppsarbete: ca 12-15h/månad

Avdelningsgemensamma frågor: ca 20-30h/månad

Stöd till enhets-/sektionschefer: ca 100h/månad (ca 20h per chef)

Tidsfördelningen är en planeringsriktlinje och kan variera över tid.

Arbetsledning

Regelbundna avstämningar med respektive sektions-/enhetschef (1 gång/månad)

Avstämning inför ledningsgruppsmöten (2 gånger/månad)

Löpande dialog med huvudansvarig chef

Avdelningsadministratören bokar själv in avstämningar och lyfter prioriteringsfrågor vid behov

Introduktion (vintern 2025/26)

Fas 1 (vecka 1-2/3)

Introduktion till Svenska kraftnät

Obligatoriska utbildningar

Genomgång av system och standarduppgifter

Träffa chefer och administratörsnätverket

Ta över aktuella uppgifter från nuvarande administratör

Fas 2 (vecka 3/4-8)

Introduktion till ledningsgruppsarbete

Sätta sig in i årshjul och planering

Stöd till sektions- och enhetschefer

Handläggning av ärenden

Övrigt om uppdraget

Start: 2026-02-02

Längd: Till 2027-02-02

Option: Möjlighet till förlängning till 2028-02-02

Omfattning: 100%

Plats: Sundbyberg (främst på plats, någon distansdag efter överenskommelse)

Krav: Säkerhetsprövning och registerkontroll