Projektadministratör

Om jobbet

Om uppdraget

Uppdraget avser en Projektadministratör till sektion tunnelbana inom samhällskritisk infrastruktur i Stockholm. Du kommer att arbeta i en komplex verksamhet med högt samhällsfokus, där struktur, noggrannhet och samverkan är avgörande för att stödja flera pågående projekt. Uppdraget innebär att vara ett administrativt nav som effektiviserar verksamheten och skapar ordning i vardagen för projektledare och medarbetare.

Om Edge of Talent

Edge of Talent är ett kompetens- och konsultbolag som erbjuder skräddarsydda lösningar för våra kunder, oavsett om det handlar om kortare konsultuppdrag, projektanställningar eller långsiktiga samarbeten. Vi är stolta över att matcha rätt talang med rätt uppdrag och skapa möjligheter för både våra konsulter och våra partners att växa tillsammans.

Hos oss blir du en del av en dynamisk organisation där du som konsult är anställd av Edge of Talent. Vi tar hand om administrationen, coachar dig genom din karriär, och säkerställer att du trivs i ditt uppdrag. Vårt fokus är att erbjuda dig uppdrag som passar just din kompetens och där du har möjlighet att utvecklas.

Beskrivning av uppdraget

Som Projektadministratör kommer du att arbeta i flera olika projekt inom sektion tunnelbana. Du blir beställarens förlängda arm och bidrar till att effektivisera verksamheten genom att stödja medarbetarna och skapa struktur. Rollen kräver god prioriteringsförmåga och vana att arbeta med många uppgifter samtidigt - både operativt och strategiskt.

Med sina 100 kilometer och 100 stationer slingrar sig tunnelbanan fram som Stockholms blodomlopp. Här görs 900 000 resor varje dag. Sektion tunnelbana utvecklar och säkerställer flödet för nuvarande och kommande generationer. Hos oss får du en nyckelroll i att stödja denna samhällsviktiga verksamhet.

Dina arbetsuppgifter inkluderar:

Utföra dokumenthantering enligt gällande rutiner och riktlinjer

Diarieföra handlingar i systemet EDIT samt vara behjälplig vid begäran om offentliga handlingar från extern part

Vid behov utföra mötesbokningar och resebeställningar

Administrera projektverktyg, såsom behörigheter, nya användare och funktioner

Hantera beställningar av IT- och kontorsmaterial samt passerkort till anläggningar

Fakturahantering samt kontering av inkommande fakturor i Agresso

Kvalitetssäkra underlagen till fakturor

Kontrollera inrapporterade tider från konsulter och entreprenörer

On- och off-boarding av projektmedlemmar

Bistå med verksamhetsspecifik introduktion till nya personer

Bistå vid anskaffning och avslut av konsultuppdrag

Vägleda i administrativt metodstöd och administrativa rutiner

Medverka och bidra till utveckling av administratörsnätverket

Obligatoriska krav

Lägst gymnasial examen

Minst 8 års dokumenterad erfarenhet som program- eller projektadministratör inom kollektivtrafik, infrastruktur, samhällsplanering, fordon eller IT

Minst 5 års erfarenhet av ärende- och dokumenthantering (planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering)

Minst 7 års erfarenhet av fakturahantering i Agresso eller liknande fakturahanteringssystem (kontering av fakturor och hantering av vidarefakturering/försäljningsordrar)

Meriterande

Minst 5 års arbetslivserfarenhet av arbete i EDIT (Paltina) eller motsvarande diarieföringssystem

Minst 3 års arbetslivserfarenhet från rollen som projektadministratör inom offentlig verksamhet

Minst 3 års erfarenhet av att administrera i något av marknadens ledande administrativa webbaserade verktyg för projektsamarbete som t.ex. Avima, SharePoint eller liknande



Ansökan

Start: Omgående

Omfattning : Heltid

Placering : Stockholm

Lön: Enligt överenskommelse

Kontakt: Hermela Nadew

Sista ansökningsdatum : Vi tar emot ansökningar löpande och håller annonsen öppen tills rollen är fylld. För att inte missa chansen rekommenderar vi att du skickar in din ansökan snarast.

Observera att vi kommer att kontrollera belastningsregister efter första intervjun om du går vidare i processen.