Projektadministratör

Om jobbet

Din nya roll

Varje morgon rullar staden igång. Människor på väg till jobb, skola, möten, liv. Dörrar som öppnas och stängs, tåg som kommer och går. För de flesta sker det av sig självt. För vår kund gör det inte det.

Bakom varje fungerande resa finns människor som planerar, samordnar, följer upp och håller ihop detaljerna. Nu söker vi dig som vill vara en av dem - en trygg punkt i vardagen, mitt i ett av regionens viktigaste samhällsuppdrag.

Nu söker vi en projektadministratör till ett 12-månaders föräldravikariat.

I den här rollen är du lite av spindeln i nätet. Den som ser till att rätt saker finns på rätt plats, att beslut dokumenteras, att möten landar och att människor får det stöd de behöver för att kunna fokusera på sitt uppdrag.

Du har många kontaktytor - både internt och externt - och är en viktig del i att skapa struktur, tempo och trygghet i projekten.

Exempel på vad dagarna kan innehålla

Ingen dag är den andra helt lik, men arbetsuppgifterna rör sig bland annat kring att:

hantera och strukturera dokument enligt fastställda rutiner

diarieföra handlingar i verksamhetens system och stötta vid begäran om allmänna handlingar

skriva protokoll från möten och workshops samt se till att de distribueras och arkiveras

boka möten och resor vid behov

administrera projektverktyg, behörigheter och användare

hantera beställningar av IT- och kontorsmaterial samt passerkort

arbeta med fakturahantering och kontering i ekonomisystem

kvalitetssäkra fakturaunderlag och kontrollera inrapporterade tider

stötta vid on- och offboarding av projektmedlemmar

bidra till introduktion av nya kollegor och konsulter

vägleda i administrativa rutiner och metodstöd

delta i och bidra till utvecklingen av ett nätverk för administratörer

hjälpa till där behov uppstår, i nära samarbete med chef och projektledare

Företagspresentation

Vår kund är en myndighet i Stockholm som arbetar för att underlätta vardagen för invånarna som reser och pendlar. Det som kännetecknar deras verksamhet är det stora engagemanget bland deras medarbetare samt stoltheten över deras samhällsuppdrag.

Bra att känna till

Uppdragets omfattning: Heltid, 100% Anställningsform: Tidsbegränsad anställning som konsult via JobBusters. Arbetsmodell: Uppdraget möjliggör för närvarande både arbete på distans och på plats på kontoret på Kungsholmen i Stockholm. Start: 2026-03-16 Slut: 2027-03-12, med möjlighet till förlängning. Sista ansökningsdag: 2026-02-10 Övrig information: Uppdraget omfattas av krav på Säkerhetsskyddsöverenskommelse och konsulten kommer att inplaceras i det som vår kund benämns som SK4, inplacering i säkerhetsklass utan registerkontroll. I din ansökan: Säkerställ att det tydligt framgår att du är kvalificerad utefter kundens önskade kvalifikationer.

För att bli framgångsrik i denna roll behöver du

Ha lägst gymnasial examen.

Minst 5 års arbetslivserfarenhet från rollen som projektadministratör från liknande verksamheter så som inom kollektivtrafik, infrastruktur, samhällsplanering, teknik, bygg och anläggning, fordon, IT.

Minst 5 års arbetslivserfarenhet av ärende- och dokumenthantering (så som planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering)

Minst 5 års arbetslivserfarenhet av fakturahantering i Agresso eller liknande fakturahanteringssystem. (så som granskning, kontering av fakturor).

Meriterande: Minst 3 års arbetslivserfarenhet från rollen som projektadministratör inom offentlig verksamhet.

Meriterande: Minst 3 års erfarenhet av arbete i EDIT (Platina) eller motsvarande diarieföringssystem.

Meriterande: Minst 3 års erfarenhet av att administrera i något av marknadens ledande administrativa webbaserade verktyg för projektsamarbete som t.ex. Avima, SharePoint eller liknande.

Vi erbjuder

Trygg anställning med kollektivavtal, försäkringar och tjänstepension

Friskvårdsbidrag samt personalrabatter och erbjudanden via Benifex (ex. inom hälsa, fritid, transport och sjukvård)

Flexpension och tillgång till Lifeplan pensionstjänst

Extra ersättning vid föräldraledighet

Företagshälsovård

Långsiktiga uppdrag och personlig kontakt med din konsultchef

Möjlighet att bygga värdefull erfarenhet, nätverk och framtida utveckling

Välkommen med din ansökan

Vi går igenom ansökningarna löpande. Då processerna i konsultvärlden ofta går snabbt kan tjänsten tillsättas innan sista ansökningsdatum - vänta därför inte med att skicka in din ansökan!

Du behöver inte skriva ett personligt brev utan i stället ber vi dig svara på urvalsfrågorna i samband med ansökan.