Projektadministratör

Om jobbet

Vi söker nu en erfaren projektadministratör till ett längre konsultuppdrag hos en samhällsviktig organisation. Uppdraget är ett 12-månaders vikariat med möjlighet till förlängning och passar dig som trivs i en koordinerande roll med många kontaktytor och ett högt tempo.

Din roll

Som projektadministratör är du spindeln i nätet och ett viktigt administrativt stöd till projektledare, beställare och projektorganisation. Du bidrar till struktur, kvalitet och effektivitet i verksamheten och säkerställer att administrativa processer fungerar smidigt i vardagen.

Ditt ansvar

I rollen ingår bland annat att:

Utföra dokument- och ärendehantering enligt gällande rutiner och riktlinjer

Diarieföra handlingar i ärendehanteringssystem samt bistå vid begäran om allmänna handlingar

Skriva, distribuera och arkivera protokoll från möten och workshops

Hantera mötesbokningar och resebeställningar vid behov

Administrera projektverktyg (behörigheter, nya användare, funktioner m.m.)

Beställa IT- och kontorsmaterial samt hantera passerkort

Hantera inkommande fakturor, granskning och kontering i ekonomisystem

Kvalitetssäkra fakturaunderlag och följa upp tidrapportering från konsulter och entreprenörer

Ansvara för on- och offboarding av projektmedlemmar

Bistå med introduktion av nya resurser och avslut av konsultuppdrag

Vägleda i administrativa rutiner och metodstöd

Medverka i utveckling av administratörsnätverk

Utföra övriga administrativa uppgifter på uppdrag av chef eller projektledare

Kvalifikationer (obligatoriska krav)

För att vara aktuell för uppdraget behöver du uppfylla följande krav:

Lägst gymnasial examen

Minst 5 års erfarenhet som projektadministratör i liknande verksamheter, exempelvis inom kollektivtrafik, infrastruktur, samhällsplanering, teknik, bygg och anläggning, fordon eller IT

Minst 5 års erfarenhet av ärende- och dokumenthantering, inklusive diarieföring, arkivering och strukturering

Minst 5 års erfarenhet av fakturahantering i Agresso eller motsvarande ekonomisystem (granskning och kontering)

Mycket god förmåga att prioritera, strukturera och hantera flera parallella uppgifter

Meriterande erfarenheter

Följande erfarenheter är meriterande och ger mervärde i uppdraget:

Minst 3 års erfarenhet som projektadministratör inom offentlig verksamhet

Erfarenhet av EDIT (Platina) eller motsvarande diarieföringssystem

Erfarenhet av webbaserade administrativa samarbetsverktyg såsom SharePoint, Avima eller liknande

Placering

Uppdraget genomförs i Stockholm och möjliggör för närvarande både arbete på plats och på distans. Fördelningen sker enligt verksamhetens behov och i dialog med beställaren.

Tidplan och omfattning

Start: 16 mars 2026

Slut: 12 mars 2027

Omfattning: 40 timmar per vecka

Förlängningsoption: möjlighet till förlängning med 1 + 1 + 1 + 1 + 1 år på oförändrade villkor

Låter detta som ett uppdrag för dig?

Välkommen att skicka in din ansökan redan idag - vi arbetar med löpande urval och ser fram emot att matcha din kompetens mot ett långsiktigt och samhällsviktigt uppdrag där din struktur och noggrannhet verkligen gör skillnad.