Planeringssekreterare

Om jobbet

Ref: 20260025

Arbetsuppgifter

Är du en organisatör som gillar att få saker att hända? Som planeringssekreterare blir du spindeln i nätet som håller ihop möten, processer och samarbeten. En roll för dig som trivs med ansvar och variation.

Om rollen

Som planeringssekreterare har du en central roll i att skapa struktur och effektivitet inom avdelningen. Du arbetar systematiskt med att koordinera arbetsflöden och säkerställa att våra aktiviteter och processer är värdeskapande och av hög kvalitet.

I rollen ingår ett brett spektrum av arbetsuppgifter. Du fungerar som ett viktigt stöd till avdelningens ledningsgrupp och framför allt till avdelningschefen. Det innebär att du förbereder och bokar möten, planeringsdagar och fika, skriver protokoll, tar fram underlag och presentationer samt bereder olika typer av ärenden. Du är en nyckelperson i att skapa struktur och underlätta ledningens arbete.

Utöver ledningsstödet ansvarar du för att stötta avdelningen genom att koordinera och planera avdelningsövergripande event, leda arbetsgrupper och samordna samverkansmöten, ibland självständigt och ibland tillsammans med kollegor på enheten. Du hanterar även en del administrativa och utredande uppgifter, såsom utlämnande av allmän handling, remisser och olika typer av utredningar. Rollen innebär många interna och externa kontakter, vilket ställer höga krav på din förmåga att skapa och bibehålla goda relationer.

Vi söker dig som är en praktiskt lagd och handlingskraftig person med förmåga att snabbt sätta dig in i nya situationer och hantera dem på ett lösningsfokuserat sätt. Du är välorganiserad, prestigelös och initiativtagande, med ett strukturerat arbetssätt som gör att du utnyttjar tiden effektivt och håller koll på slutdatum och milstolpar. Din förmåga att skapa förtroende och sortera information från olika håll är avgörande, liksom din skicklighet i att bygga och bibehålla goda relationer. Du trivs med samarbete och har lätt för att skapa hållbara nätverk, både internt och externt.

Kvalifikationer

För den här rollen krävs en akademisk examen motsvarande minst 180 hp inom samhällsvetenskap, statsvetenskap eller annan inriktning som arbetsgivaren bedömer relevant. Du har minst ett års arbetslivserfarenhet från liknande arbete och det är meriterande om du har erfarenhet från en politiskt styrd organisation. Vi förutsätter att du har goda kunskaper i Officepaketet, erfarenhet av beredning av ärenden samt planering och koordinering av uppdrag och utredningar. Du uttrycker dig mycket väl på svenska, både muntligt och skriftligt.

Om arbetsplatsen

Tjänsten kommer att vara placerad på kommuntekniks enhet för utveckling och verksamhetsstöd. Enheten består av elva medarbetare med olika specialistkompetenser som stödjer avdelningens chefer i frågor som rör verksamhetssystem, verksamhetsutveckling, avtalsförvaltning, målstyrning, informationshantering, digitalisering, miljö, arbetsmiljö m.m.

Vi är idag över 750 anställda på Kommunteknik och omsätter cirka 1 miljard kronor. Avdelningen består av fem enheter: fastighet, markskötsel, markanläggning, service samt utveckling och verksamhetsstöd.

Kommunteknik ska tillgodose behovet av en väl fungerande stadsmiljö och erbjuder lokalt miljöanpassade och ekonomiskt effektiva helhetslösningar för drift, underhåll och skötsel inom gator, park och fastigheter samt beredskap och teknisk service.

Serviceförvaltningen är uppdelad i fem avdelningar och erbjuder allt från färdtjänst till IT-service och att svara medborgarna i Malmö stads kontaktcenter. Vi underhåller gator, parker, grönytor och stränder, förvaltar Malmö stads alla byggnader och ser till att våra skolelever får bra och näringsrik mat. Tillsammans är vi en smart servicepartner till staden.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb

Information om tjänsten

Anställningsform:Tillsvidareanställning

Omfattning: Heltid

Antal tjänster: 1

Tillträde: Enligt överenskommelse

Övrigt

På serviceförvaltningen har vi en gemensam ledarstrategi för att främja ett gott ledarskap för dig som medarbetare och en bra verksamhet för Malmöbon. Vi vill att både våra medarbetare och ledare ska ha en bra arbetsmiljö och utvecklas hos oss. Läs mer om ledarstrategin här.

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.

Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.