Office Coordinator

Om jobbet

Uppdragsperiod: 2 februari 2026 - 31 januari 2027

Plats: Stockholm

Omfattning: Heltid

Förlängningsoption: 1 + 1 år

Vi söker nu en strukturerad, ansvarstagande och självgående Office Coordinator till ett stort och komplext projekt inom energi- och anläggningsområdet. Rollen är central i projektets platsorganisation och du bidrar till att skapa ordning, spårbarhet och hög kvalitet i projektets administrativa flöden.

Som Office Coordinator är du ett viktigt stöd till plats- och byggledning och säkerställer att dokumentation, kommunikation och uppföljningsprocesser genomförs enligt gällande rutiner. Rollen är varierad, omfattande och kräver både precision, samarbetsförmåga och ett strukturerat arbetssätt.

Om rollen

Du ansvarar för administrativa processer och dokumentflöden som är avgörande för projektets genomförande. Detta omfattar dokumenthantering, mötesadministration, planering, informationsstruktur och stöd till både projektledning och tekniska funktioner.

Du blir en del av platsorganisationen och arbetar nära platschef, byggledare, tekniska specialister, KMA-samordnare och administratörer. Rollen ställer krav på hög integritet, noggrannhet och förmåga att hantera komplex information i en miljö där ordning och transparens är avgörande.

Huvudsakliga arbetsuppgifter

Dokument- och informationshantering

Administrera projektets dokumenthanteringssystem (t.ex. SharePoint, Byggnet)

Säkerställa korrekt versionshantering och diarieföring

Hantera avtal, beslut, tillstånd och protokoll

Bevaka granskningsprocesser och deadlines

Upprätthålla ärende-, avvikelse- och beslutsloggar

Stödja slutdokumentation och arkivering inför överlämning

Planering och mötesadministration

Planera och koordinera byggmöten, styrgruppsmöten och samordningsmöten

Ta fram dagordningar, samla in underlag och skriva protokoll

Uppdatera och följa upp besluts- och åtgärdslistor

Stödja projektledningen i uppföljning av tidplaner och milstolpar

Projekt- och platsstöd

Hantera kontaktlistor, behörigheter och organisationsscheman

Introducera nya medarbetare och konsulter

Administrera tillträdeslistor, utbildningsregister och säkerhetsdokument

Samordna platsmöten, besök och inspektioner

Bidra till fungerande platskontorsmiljö (logistik, material, IT-stöd)

Kommunikation och myndighetskontakter

Sammanställa rapporter, lägesbilder och beslutsunderlag

Logga inkommande och utgående kommunikation

Stödja kontakt med myndigheter och externa parter

Förbereda presentationsmaterial till styrgrupp och ledning

KMA - Kvalitet, Miljö och Arbetsmiljö

Hantera och registrera entreprenörens KMA-dokumentation

Bevaka egenkontroller, miljöuppföljning och avvikelser

Sammanställa underlag för revision och slutrapportering

Säkerställa att krav enligt kontrakt och myndighet uppfylls

Kvalifikationer

Formella krav

Gymnasial utbildning, gärna kompletterad med YH- eller högskoleutbildning inom bygg, anläggning, administration eller projektledning

Flera års erfarenhet av administrativt arbete inom bygg- eller anläggningsbranschen

God kännedom om entreprenadjuridik (AB/ABT) och byggprocessens olika skeden

Tekniska färdigheter

Erfarenhet av dokumenthanteringssystem (t.ex. SharePoint, Byggnet, Interaxo, Aconex, CDE)

God datorvana i Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook, Teams)

Grundläggande förståelse för tidplanering och projektekonomi

Personliga egenskaper

Strukturerad, noggrann och självgående

Stark kommunikativ förmåga, både skriftligt och muntligt

Serviceorienterad och trygg i en dynamisk projektmiljö

Hög integritet och ansvarstagande, särskilt i formella processer

God samarbetsförmåga med olika roller i ett komplext projektlandskap

Om Soros Consulting

Soros Consulting arbetar med kvalificerad konsultförmedling inom IT, teknik och verksamhetsutveckling. Vi matchar erfarna specialister med uppdrag där deras kompetens skapar tydliga resultat. Vårt fokus är kvalitet, långsiktighet och att skapa goda förutsättningar både för konsulter och uppdragsgivare genom tydlighet, professionalism och hållbara relationer.

Tveka inte på att skicka in din ansökan redan idag!