Kontorskoordinator 80% | Myndighet | Gävle

Om jobbet

Ort:Gävle
Start:Omgående
Uppdragslängd:Konsultuppdrag i ca 10 månader med chans till förlängning
Övrig information:Arbetstid 6 timmar per arbetsdag (inom kontorstid 08:30-15:30)

Om jobbet som kontorskoordinator
Som kontorskoordinator hos vår kund blir du en central del av den dagliga internservicen. Du ger service till verksamheten och ser till att lokaler, utrustning och flöden fungerar smidigt - från posthantering och inpassering till mötesrum och fakturor. Rollen passar dig som trivs i en varierad vardag, tar ansvar och har öga för både detaljer och helhet.

Vanligt förekommande arbetsuppgifter:

• Löpande arbete inom kontorsservice/internservice
• Insamling och utdelning av post; packa upp material och försändelser
• Hämta, ta emot och hantera varor samt paket
• Bistå vid flytt och möblering
• Iordningställande av lokaler och utrustning inför möten och konferenser
• Ansvara för service av t.ex. kopieringsmaskiner
• Tryckning och utskick av masstrycksaker; lagerhållning av rapporter/kursmaterial
• Felsökningar rörande fastighet, rapportera och följa upp fel med fastighetsägare/fastighetsskötare
• Inpasseringskontroll och ta emot besökare
• Dokumentera åtgärder och hålla ordning i ärenden
• Receptionsarbete och besöksservice
• Beställningar av bl.a. kontors- och städmaterial
• Fakturahantering

Den vi söker
Vi söker dig som har gedigen bakgrund inom internservice/kontorsservice och som trivs med att ge proaktiv service i en offentlig verksamhet. Du är strukturerad, ansvarstagande och van att växla mellan praktiska uppgifter och administrativa flöden. Din kommunikativa förmåga och ditt lugn gör att du skapar förtroende i mötet med både besökare och kollegor.

Krav för tjänsten

• Minst 3 års arbetslivserfarenhet som vaktmästare/servicemedarbetare (eller likvärdigt) inom offentlig sektor
• Körkort klass B
• Grundkunskaper i MS Office (eller likvärdigt)
• Grundkunskaper i ärendesystem
• Mycket goda kunskaper i svenska, tal och skrift
• Erfarenhet av handläggning av inkomna ärenden

Det räknas som meriterande om du har arbetslivserfarenhet som servicemedarbetare (eller likvärdigt) från statlig myndighet.

Personliga egenskaper:

• Serviceinriktad och lösningsorienterad
• Strukturerad med god planeringsförmåga
• Ansvarstagande, självgående och samarbetsinriktad
• Trygg i mötet med besökare och van vid att representera verksamheten i reception/frontdesk

Ansökan
Varmt välkommen med din ansökan genom att registrera ditt CV. Notera att vi inte tar emot ansökningar via mail. Urvalet sker löpande.

Tydliggör i din ansökan hur du uppfyller samtliga ställda krav och ange längden på dina erfarenheter med både månad och år.