Executive Assistant & Office Manager till internationell koncern
Academic Work Sweden ABPublicerad: 2026-06-08
Ansök senast: 2026-12-05
Beskrivning
Vill du spela en nyckelroll på ett globalt, börsnoterat bolag som driver på den gröna omställningen inom tung industri? Har du ett starkt servicefokus, ett logiskt tänkande och vill arbeta tätt med engagerade ledare i en internationell miljö? Vi söker nu en driven Executive Assistant & Office Manager till ett spännande bolag.
Om tjänsten
Vår kund är ett globalt industriteknikbolag verksamt inom elektrifiering för marin sektor och tung industri. De utvecklar lösningar som gör det möjligt för hamnar och fabriker att ställa om från fossila bränslen till el - exempelvis genom landströmsanslutningar för stora fartyg.
Koncernen har cirka 150 anställda globalt, med verksamhet över hela världen. Det internationella huvudkontoret som du kommer att utgå ifrån ligger i centrala Stockholm.
I rollen som EA & Office Manager arbetar du på koncernnivå. Du får en central roll på Stockholmskontoret och arbetar i ett nära samarbete med bolagets VD, samtidigt som du stöttar den internationella ledningsgruppen. Uppdraget startar som ett konsultuppdrag via oss, med målsättningen att det på sikt ska övergå i en fast anställning direkt hos kundföretaget.
Arbetsuppgifter
Hantera kalender och proaktiv schemaläggning för VD och ledningsgrupp
Planera och koordinera styrelsemöten samt skicka ut inbjudningar
Boka internationella resor, hotell och lokala transporter
Administrera visumansökningar och andra resehandlingar vid behov
Ansvara för kontorsadministration och se till att kontoret är representativt
Skapa och färdigställa presentationer i PowerPoint för ledningens räkning
Vi söker dig som
Har ca 1-2 års erfarenhet från en liknande roll, exempelvis som Office Manager, assistent, receptionist eller liknande.
Talar och skriver obehindrat på både svenska och engelska, då engelska är det dagliga koncernspråket.
Det är meriterande om du har
Tidigare erfarenhet av resebokningar och visumhantering
Erfarenhet av rollen som VD-assistent
Utbildning inom exempelvis International Business, ekonomi, administration eller liknande
För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:
Hjälpsam
Målmedveten
Ordningsam
Ansvarstagande
Socialt självsäker
Vår rekryteringsprocess
Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.
Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.
Om tjänsten
Vår kund är ett globalt industriteknikbolag verksamt inom elektrifiering för marin sektor och tung industri. De utvecklar lösningar som gör det möjligt för hamnar och fabriker att ställa om från fossila bränslen till el - exempelvis genom landströmsanslutningar för stora fartyg.
Koncernen har cirka 150 anställda globalt, med verksamhet över hela världen. Det internationella huvudkontoret som du kommer att utgå ifrån ligger i centrala Stockholm.
I rollen som EA & Office Manager arbetar du på koncernnivå. Du får en central roll på Stockholmskontoret och arbetar i ett nära samarbete med bolagets VD, samtidigt som du stöttar den internationella ledningsgruppen. Uppdraget startar som ett konsultuppdrag via oss, med målsättningen att det på sikt ska övergå i en fast anställning direkt hos kundföretaget.
Arbetsuppgifter
Hantera kalender och proaktiv schemaläggning för VD och ledningsgrupp
Planera och koordinera styrelsemöten samt skicka ut inbjudningar
Boka internationella resor, hotell och lokala transporter
Administrera visumansökningar och andra resehandlingar vid behov
Ansvara för kontorsadministration och se till att kontoret är representativt
Skapa och färdigställa presentationer i PowerPoint för ledningens räkning
Vi söker dig som
Har ca 1-2 års erfarenhet från en liknande roll, exempelvis som Office Manager, assistent, receptionist eller liknande.
Talar och skriver obehindrat på både svenska och engelska, då engelska är det dagliga koncernspråket.
Det är meriterande om du har
Tidigare erfarenhet av resebokningar och visumhantering
Erfarenhet av rollen som VD-assistent
Utbildning inom exempelvis International Business, ekonomi, administration eller liknande
För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:
Hjälpsam
Målmedveten
Ordningsam
Ansvarstagande
Socialt självsäker
Vår rekryteringsprocess
Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.
Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.
