Erfaren Projektadministratör

Om jobbet

Vi söker nu en erfaren Projektadministratör till ett konsultuppdrag inom några av Stockholms största kollektivtrafikprojekt. Rollen innebär att vara en central administrativ funktion i projektorganisationen och stödja projektledning och projektmedlemmar i den dagliga verksamheten.

Detta uppdrag passar dig som är strukturerad, serviceinriktad och trivs i en roll där du fungerar som spindeln i nätet med många kontaktytor.

Om uppdraget

Som projektadministratör kommer du att arbeta inom projekt kopplade till Blå och Röd Linje, där ett av huvudprojekten är anskaffningen av nya tunnelbanevagnar (C30). Projektet är omfattande och inkluderar bland annat fordon, IT-system, teknisk dokumentation, utbildning, reservdelar och specialverktyg.

Projektet har en budget som överstiger 8 miljarder kronor och genomförs i nära samarbete med internationella leverantörer.

Du kommer att vara en viktig del i projektorganisationen och bidra till att skapa struktur, effektivitet och fungerande administrativa processer.

Arbetsuppgifter

I rollen kommer du bland annat att:

Säkerställa ett stabilt administrativt arbetsflöde i projektet

Ansvara för ärende- och dokumenthantering inklusive planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering

Arbeta i dokumenthanteringssystem såsom Avima och EDIT (Platina)

Stödja projektledare och projektmedlemmar i administrativa frågor

Planera och boka möten samt ta fram mötesplaner

Skriva mötesprotokoll och dokumentera workshops

Hantera resebokningar för projektmedlemmar

Delta i projektets kvalitetsforum och bidra till arbete med styrande dokument och processer

Hantera IT-beställningar, behörigheter och kontorsmaterial

Administrera gruppbrevlådor och distributionslistor

Ta emot och kontera fakturor i ekonomisystemet Agresso

Hantera onboarding och offboarding av projektmedlemmar

Administrera behörigheter till lokaler och system

Sprida relevant information inom projektorganisationen

Bidra till utvecklingen av organisationens administratörsnätverk

Kravprofil

För att vara aktuell för uppdraget behöver du ha:

Minst gymnasial utbildning

Minst 5 års erfarenhet som projektadministratör inom exempelvis kollektivtrafik, infrastruktur, samhällsbyggnad, teknik, bygg, anläggning eller IT

Minst 5 års erfarenhet av dokument- och ärendehantering inklusive diarieföring, arkivering och strukturering av dokument

Minst 5 års erfarenhet av fakturahantering i Agresso eller liknande ekonomisystem

Meriterande erfarenhet

Det är meriterande om du även har:

Erfarenhet av projektadministration inom offentlig verksamhet

Erfarenhet av dokumenthanteringssystem såsom EDIT/Platina

Erfarenhet av administrativa projektsamarbetsverktyg som Webforum, SharePoint eller liknande

Erfarenhet av att kommunicera regelbundet på engelska med internationella leverantörer eller samarbetspartners

Personliga egenskaper

Vi söker dig som:

Är strukturerad och noggrann

Har god prioriteringsförmåga och kan hantera många uppgifter parallellt

Är utåtriktad och serviceinriktad

Har lätt för att kommunicera och samarbeta med olika funktioner

Snabbt kan sätta dig in i nya system och arbetsrutiner

Uppdragsinformation

Omfattning: 100 % (40 timmar/vecka)

Placering: Kungsholmen, Stockholm

Arbetsform: Hybrid - arbete både på plats och på distans enligt överenskommelse

Om Soros Consulting

Soros Consulting är ett specialistbolag inom konsult- och rekryteringslösningar. Vi matchar kvalificerade specialister och ledare med organisationer där kompetens, driv och personlighet gör verklig skillnad. Genom ett nära samarbete med både kunder och kandidater säkerställer vi en professionell och kvalitativ process från första kontakt till signerat uppdrag.

Tveka inte på att skicka in din ansökan redan idag!