Avdelningsadministratör

Om jobbet

Om företaget

Avaron AB är ett växande konsultbolag som matchar din spetskompetens med marknadens mest intressanta uppdrag och erbjuder en plattform där din utveckling står i centrum.

Om uppdraget

Vi söker en avdelningsadministratör till en samhällsviktig verksamhet inom energisektorn. I rollen stöttar du en avdelningschef samt flera sektions- och enhetschefer i det dagliga arbetet. Uppdraget passar dig som trivs i en central funktion med stort eget ansvar, många kontaktytor och fokus på att skapa struktur, ordning och god framdrift i administrativa processer.

Du blir en viktig del av verksamheten och bidrar till att chefer och team får rätt administrativt stöd i allt från ledningsgruppsarbete till personaladministration, dokumenthantering och intern samordning.

ArbetsuppgifterGe administrativt stöd till chefer genom kalenderhantering, mötesbokningar och förberedelse av mötesmaterial och presentationer

Samordna underlag och beslut avseende medarbetare och konsulter, exempelvis delegeringar och jävsdeklarationer

Stötta onboarding och offboarding samt beställa utrustning, behörigheter och accesser

Hantera semesterlistor, introduktionsinsatser och interna aktiviteter

Genomföra inköp av material, utrustning och tjänster vid behov

Sammanställa enklare rapportering från UBW samt hantera fakturor och kontering vid behov

Planera interna möten, workshops och konferenser inklusive lokaler, teknik och catering

Stödja ledningsgruppsarbetet genom att planera årshjul och agendor, dokumentera möten och beslut samt följa upp actions

Uppdatera intranät och presentationsmaterial samt hantera dokument på filserver och SharePoint, inklusive diarieföring

Skapa och uppdatera rutiner inom det egna ansvarsområdet samt samverka med administratörsnätverket

KravMinst 1 års eftergymnasial utbildning inom till exempel ekonomi, HR eller administration

Minst 5 års arbetslivserfarenhet i rollen som administratör med arbetsuppgifter såsom dokumentation, uppföljning och rapportering, mötes- och konferensbokningar, protokollskrivning, planering av möten och workshops, on-/offboarding samt beställningar

Minst 3 års arbetslivserfarenhet av att arbeta med MS Office program som Excel, Word, Powerpoint och Outlook

Minst 3 års arbetslivserfarenhet av att dokumentera ledningsgrupps-/styrgruppsmöten eller liknande beslutande verksamhet

God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska

Förmåga att arbeta självständigt, noggrant och serviceinriktat i en roll med många kontaktytor

Möjlighet att genomgå och godkännas i en säkerhetsprövning (kräver svenskt medborgarskap, dubbla medborgarskap medges ej)

MeriterandeMinst 3 års arbetslivserfarenhet av administration i offentlig verksamhet, till exempel statlig eller kommunal

Minst 1 års arbetslivserfarenhet av ekonomisystemet UBW/Agresso eller motsvarande

Ansökan

Våra tjänster kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag, då vi hanterar ansökningarna löpande. Vi rekommenderar dig därför att söka så snart som möjligt.