Assistent sökes till Malmö Stads sektion för Bemanningssjuksköterskor!

Om jobbet

Ref: 20252794

Trivs du i en roll där du stöttar chefer och personal med administrativa uppgifter? Är du kommunikativ och metodisk? Tycker du om ett arbete där du har många kontaktytor? Vi söker nu en ny kollega då vi ska utöka vårt team!

Arbetsuppgifter

I rollen som assistent på BUMS (Bemanning Uthyrning Malmö Sjuksköterskor) stöttar du chef, sjuksköterskor, kollegor och andra aktörer med administration och samordning.

Dina arbetsuppgifter kan variera mellan olika administrativa uppgifter utifrån verksamhetens behov, nedan listas några exempel på vad du kommer att göra:

• Bemanning av sjuksköterskor

• Schemaläggning och semesterplanering

• Samordning mellan olika verksamheter

• Beställningar och fakturering

• Skicka ut avrop

• Stötta chefer med anställningsadministration i vårt personalsystem

• Superanvändare i olika system, exempelvis för SITHS och Procapita

• Sekreteraruppdrag i olika mötesforum

• Ta fram statistik

• Löpande uppdatera dokument och rutiner

• Övergripande ansvar för bilar, lokaler och IT-utrustning

• Nära samarbete med Natt-sjuksköterska verksamhet , att stötta denna verksamhet inom ramen för din roll som assistent

Vi erbjuder en omväxlande roll där Malmös äldre alltid är i fokus. Låter det här som ett intressant uppdrag för dig? Välkommen med din ansökan!

Kvalifikationer

Vi söker dig som är en skicklig systemanvändare med ett serviceinriktat förhållningssätt. Du har minst två års erfarenhet av administrativt arbete, gärna i kommunal verksamhet. I och med att tjänsten innebär mycket dokumentation och kommunikation krävs det goda kunskaper i svenska språket, både i tal och o skrift. Utöver detta har du:

• Gymnasieutbildning med antingen inriktning på administration eller undersköterskeutbildning.

• Dokumenterad erfarenhet av bemanningsplanering och övergripande personalplanering.

• Erfarenhet av samordningsuppgifter inom hälso- och sjukvård och/eller vård och omsorg.

• Erfarenhet av att ha arbetat inom 24-timmarsverksamhet är en fördel.

• Du är van vid att använda datorn som arbetsredskap och har förmåga att snabbt sätta dig in i nya program och system.

• Goda kunskaper i aktuella systemstöd som Medvind och Personec P är meriterande.

• Goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift.

Personliga egenskaper som behövs för tjänsten

• Flexibilitet: Arbetet innebär ofta förändringar och nya utmaningar, så det är viktigt att du har lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter och ser möjligheterna i förändring. Detta är avgörande för att hantera den dagliga bemanningen och schemaplaneringen.

• Samarbetsförmåga: Du kommer att arbeta nära andra människor och olika verksamheter. Att kunna relatera till andra på ett lyhört och smidigt sätt, lyssna, kommunicera och lösa konflikter konstruktivt är viktigt för att vara effektiv i rollen som samordnare och kontaktperson för praktikanter och arbetsmarknadsanställningar.

• Strukturerad: För att planera, organisera och prioritera arbetet på ett effektivt sätt behöver du vara strukturerad. Detta hjälper dig att hålla tidsramar och säkerställa att administrativa uppgifter som hantering av behörigheter och bokning av utbildningar utförs korrekt och i tid.

• Serviceinriktad: Ett lugnt och uppmärksamt bemötande, samt förmågan att hjälpa andra och leverera lösningar, är avgörande för att hantera felanmälningar, ta emot leveranser och assistera chef i deras dagliga arbete.

• Självgående: Du kommer att behöva ta ansvar för dina uppgifter och driva dina processer vidare på egen hand. Detta är viktigt för att kunna hantera beställningar, administration och att snabbt sätta sig in i och använda nya system.

Om arbetsplatsen

Vi i hälsa-, vård- och omsorgsförvaltningen är med våra ca 5 500 medarbetare Malmö stads näst största förvaltning. Vi har det samlade ansvaret för Malmös hemtjänst, vårdboende, mötesplatser, hemsjukvård och rehabilitering och dess biståndshandläggning. Tillsammans skapar vi en dynamisk och framtidssmart organisation. En organisation som kan möta dagens behov och framtidens utmaningar. Med engagemang, nyfikenhet och hjärta gör vi vardagen enklare för tiotusentals Malmöbor. Följ vår spännande utveckling på Hälsa, vård & omsorg - Startsida | Facebook

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb

Information om tjänsten

Anställningsform: Tillsvidare

Omfattning: Heltid

Antal tjänster: 1

Tillträde: Enligt överenskommelse

Övrigt

Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.

Malmö stad är sedan 2015 finskt förvaltningsområde. Det innebär att kommunen ska informera om finska minoritetens rättigheter, erbjuda äldreomsorg helt eller till väsentlig del på finska samt främja det finska språket och finsk kultur. Det innebär också en rättighet att använda finska i kontakten med oss i kommunen. Eftersom Malmö stad är finskt förvaltningsområde är det meriterande om du kan tala finska. Varmt välkommen med din ansökan! / Tervetuloa hakemuksesi kanssa! Finskt förvaltningsområde - Malmö stad (malmo.se)