Administratör inom lokalförsörjning till Enskede-Årsta-Vantörs Sdf

Om jobbet

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Är du noggrann och strukturerad och trivs med administrativa uppgifter där kvalitet och ordning är avgörande? Vill du bidra till samhällsnytta och är du nyfiken på hur lokalfrågor hanteras i en stor offentlig organisation? Som administratör inom lokalförsörjning arbetar du med kvalificerad administration kopplad till stadens verksamhetslokaler. Du ansvarar för hantering av hyresavtal, fakturor och uppgifter i stadens system, och bidrar till att säkerställa en korrekt och välfungerande lokaladministration. I rollen får du också möjlighet att, tillsammans med kollegor, bidra i utveckling och utredning av lokaladministrativa frågor.

Välkommen till oss

I rollen som administratör inom lokalförsörjning inom avdelningen för ekonomi och lokaler blir du en del av lokalenheten, som består av totalt åtta medarbetare. Här arbetar du tillsammans med en koordinator, lokalstrateg, lokalintendenter samt hantverkare/fastighetsskötare. Vårt gemensamma mål är att tillgodose förvaltningens behov av ändamålsenliga verksamhetslokaler genom ett proaktivt och kunskapsbaserat stöd till chefer och medarbetare. Vi erbjuder en arbetsplats med en avslappnad och prestigelös atmosfär, där samarbete och öppenhet står i fokus.

En hälsning från Richard Hultman, enhetschef Lokalenheten

Hej! Jag heter Richard och kommer att vara din närmaste chef. På vår enhet värdesätter vi kunskap, engagemang och ett gott samarbete – Här hjälper vi varandra, ställer frågor utan prestige och hittar lösningar tillsammans. Som chef försöker jag vara tillgänglig, närvarande och tydlig, och mitt jobb är att se både helheten, hur vi bidrar till stadens mål och att medarbetarna får en bra arbetssituation. Välkommen att bli en del av vår enhet!

Vi erbjuder

• Ett meningsfullt arbete där noggrannhet, struktur och kvalitet gör konkret skillnad för stadens verksamheter
• Kompetenta och engagerade kollegor med olika specialistroller inom lokalförsörjning
• Möjlighet att bidra till utveckling av arbetssätt och processer
• Flexibel arbetstid och friskvårdsbidrag

Läs gärna mer om våra förmåner i Stockholms stad här.

Din roll

Som lokaladministratör har du en central och kvalificerad roll i att säkerställa en ändamålsenlig och resurseffektiv lokaladministration. Genom en strukturerad och systematisk hantering av hyror och avtal bidrar du till minskade fel i hyresflödet och tillförlitliga beslutsunderlag för verksamhetens planering och uppföljning.

Utöver det löpande administrativa ansvaret förväntas du även ta en mer utredande funktion inom det lokaladministrativa området. Det innebär att du fångar upp och driver frågor som uppstår, genomför analyser och tar fram underlag samt föreslår lösningar och förbättringar. Du arbetar självständigt, strukturerat och med ett helhetsperspektiv, och driver uppdrag vidare från frågeställning till färdigt beslutsunderlag.

I rollen ansvarar du bland annat för att

• kontrollera, kontera och följa upp hyresfakturor samt utreda avvikelser
• säkerställa att uppgifter i stadens lokalsystem är korrekta och uppdaterade i LOIS (stadens system för lokaladministration)
• ansvara för avtalsvård – att avtal är aktuella, korrekt registrerade och arkiverade
• administrera försöks- och träningslägenheter (FoT), inklusive registrering och uppdatering av avtal
• hantera och följa upp månatlig avisering av hyresfakturor
• utreda lokaladministrativa frågeställningar och ta fram underlag till beslut
• ha daglig kontakt med Serviceförvaltningen i Stockholms stad i frågor som rör registrering och kvalitetssäkring av avtal i LOIS.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har

• akademisk högskoleexamen inom exempelvis offentlig förvaltning, ekonomi, juridik, samhällsvetenskap eller annan inriktning som arbetsgivaren bedömer relevant för uppdraget
• god administrativ förmåga och vana att arbeta strukturerat i digitala system
• förmåga att självständigt analysera information och ta fram skriftliga underlag
• mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift.

Det är meriterande om du har erfarenhet av

• lokaladministration, lokalförsörjning eller fastighetsadministration
• avtalshantering eller ekonomisk uppföljning
• arbete i politiskt styrd organisation
• arbete i LOIS (stadens system för lokaladministration)
• utredningsarbete genom arbete eller praktik.

Personliga förmågor och färdigheter

Vi söker dig som är noggrann, strukturerad och självgående, och som trivs med att ta ansvar för både löpande uppgifter och självständiga utredningar. Du har god analytisk förmåga och kan identifiera problem, driva frågor framåt och presentera tydliga underlag för beslut. Rollen kräver att du kan samarbeta effektivt med kollegor och med andra externa aktörer, samt hantera flera uppgifter samtidigt med ett professionellt förhållningssätt. Du har lätt för att ta initiativ och har ett helhetsperspektiv på lokaladministrationens betydelse för verksamheten. Vi sätter även stort värde vid intresse och motivation för tjänsten.

Din ansökan och rekryteringsprocessen

För att stärka fokus på de kompetenser som efterfrågas för denna roll behöver du inte bifoga ett personligt brev. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi att utgå ifrån ditt CV och ett antal urvalsfrågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV. Din ansökan ska vara på svenska.
I denna rekrytering ingår det även tester som en del i bedömningen i samband med urval.

Varmt välkommen med din ansökan!

Övrigt

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Enskede Årsta Vantör är en av 11 stadsdelsförvaltningar i Stockholms stad. Som en del av Stockholms stad erbjuder förvaltningen förskola och fritid, omsorg om äldre och funktionsnedsatta, socialtjänst, förebyggande och trygghetsskapande arbete, stadsutveckling och parkskötsel till våra 105 000 stockholmare som bor i stadsdelsområdet. Vi står inför spännande utmaningar när Enskede Årsta Vantörs stadsdelsområde växer och helt nya stadsdelar byggs. Cirka 18 000 nya lägenheter planeras till år 2030.