Administratör / Gruppkoordinator - Investeringsprojekt inom kollektivtrafik

Bakgrund

Vill du arbeta i en central administrativ nyckelroll med stor påverkan på samhällsutvecklande projekt? Vi söker en erfaren administratör som vill stötta projekt- och gruppledare inom kollektivtrafikens investeringsprojekt. Du blir navet i organisationen - med ansvar för struktur, dokumentation och resursflöden över flera parallella projekt.

Om uppdraget

Du kommer att ingå i en projektgrupp som driver större investeringar inom buss, pendeltåg och sjötrafik. Rollen innebär att stötta gruppen med bred administration, samordning och systemhantering. Du arbetar nära projektledare, ingenjörer och externa konsulter och bidrar till att skapa ordning, effektivitet och kvalitet i projektstyrningen.

Exempel på arbetsuppgifter:

Huvudadministratör i interna system (t.ex. behörigheter, passerkort m.m.)

Diarieföring, arkivering och dokumenthantering

Administration i dokumenthanteringssystem (mappstrukturer, behörigheter)

Hantering av fakturor, kontering och uppföljning mot budget

Resurshantering och onboarding (beställning av behörighet, konsulter, hårdvara)

Stöd vid överlämningar och projektavslut

Löpande stöd till projektledare och gruppchefer

Arbetet är både händelsestyrt och planerat - du behöver trivas med att ha många bollar i luften, skapa struktur och ligga steget före.


Vem är du?


Du är en ansvarstagande, självgående och lösningsorienterad administratör som trivs i en roll med många kontaktytor. Du har stark samarbetsförmåga, god kommunikativ stil och förmågan att skapa ordning i komplex miljö.

Krav (måste uppfyllas)

Gymnasieexamen med godkänt slutbetyg

Minst 5 års dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete inom t.ex. kontor, ekonomi, HR, kundservice eller offentlig verksamhet (ej krav på sammanhängande tid)

Minst 5 års erfarenhet av att självständigt planera, prioritera och följa upp flera parallella arbetsuppgifter

Minst 4 års erfarenhet av fakturahantering och kontering

Dokumenterad erfarenhet från minst 3 uppdrag med diarieföring, arkivering, dokumenthantering, ärendehantering eller mötesadministration (t.ex. protokoll, kallelser, agenda)

Svenska och engelska i tal och skrift

Meriterande

Erfarenhet från minst 3 uppdrag som projekt- eller programadministratör

Erfarenhet av administrativt arbete inom offentlig sektor (minst 3 uppdrag)

Minst 3 års erfarenhet av system såsom Agresso, Antura, Avima, EDIT eller liknande ekonomi-/dokument-/diariesystem

Uppdragsinformation

Omfattning: Heltid

Start: Omgående

Längd: 3 november 2025 och 12 månaders uppdrag med möjlighet till förlängning

Plats: Stockholm

Observera att vi inte tar emot ansökningar via e-post på grund av GDPR. För att din ansökan ska kunna behandlas ber vi dig därför att skicka in den via vår karriärsida