Administrativ assistent till ny central enhet inom Socialförvaltningen

Om jobbet

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Socialförvaltningen i Stockholms stad har en övergripande och samordnande roll för socialtjänstens individ och familjeomsorg och funktionshinderområdet. Här skapas goda förutsättningar för att möta invånare i behov av socialtjänstens stöd. I nära samarbete med stadsdelsförvaltningarna bidrar vi till en modern, digital, rättssäker, likställd och kunskapsbaserad socialtjänst och vi har ett starkt utvecklingsfokus. Inom förvaltningen erbjuds ett stort utbud av stödinsatser till stadens invånare och utbudet förändras utifrån stockholmarnas behov och stadsdelsförvaltningarnas önskemål. Arbetet sker ofta i nära samverkan med andra myndigheter, civilsamhälle och näringsliv. Socialförvaltningen ansvarar också för stadens serverings- och tobakstillstånd och utför tillsyn.

Nu söker vi en administrativ assistent till enheten central placering inom kompetensområdet funktionshinder och socialpsykiatri.

Välkommen till oss

Vill du vara med och bygga upp en helt ny stadsövergripande funktion för placeringar?

Vi söker dig som vill ta en nyckelroll i en viktig samhällsfunktion där dina insatser gör skillnad för barn, unga och vuxna i behov av stöd.
Välkommen till en dynamisk arbetsmiljö där du får vara med från start och forma arbetssätt, processer och strukturer i en viktig verksamhet för stadens socialtjänst.

Kompetensområde funktionshinder och socialpsykiatri utgörs av fyra enheter. Vi är ett team med bred kompetens inom socialtjänst och funktionshinderområdet som arbetar med övergripande uppdrag och projekt till stöd för stadens socialtjänst. Här arbetar bland annat utredare, projektledare och handläggare.

Nu söker vi fler kollegor till enheten central placering. Vårt kontor ligger i trivsamma Farsta Centrum, nära tunnelbanan, restauranger och shopping, vilket gör det enkelt att ta sig hit.

Vi erbjuder

En unik möjlighet att tillsammans med enhetschef, samordnare och handläggare vara med och bygga en ny och betydelsefull verksamhet från grunden i en utvecklingsinriktad och kvalitetsfokuserad organisation. Du erbjuds ett meningsfullt och varierat arbete där dina insatser underlättar och gör skillnad för verksamheten. Arbetet innebär nära samarbete och att stötta enhetens medarbetare och chef. Du blir en del av en kompetent och engagerad arbetsgrupp, med goda möjligheter till både personlig och professionell utveckling.

Förmåner som anställd i Stockholms stad, inklusive flextid, friskvårdsbidrag, semesterväxling med mera. Läs gärna mer om våra förmåner HÄR.

"Det är inte ofta man får chansen att vara med från början och skapa en verksamhet som verkligen gör skillnad för medarbetare, för människor, för socialtjänsten och för hela staden."

– Chatarina Rehnström, enhetschef, Socialförvaltningen i Stockholms stad.

Din roll

Rollen som administrativ assistent passar dig som trivs med struktur, service och variation. Du är ett viktigt stöd i det dagliga arbetet och bidrar till att verksamheten fungerar effektivt och professionellt.

Du arbetar nära verksamheten och är med och utvecklar administrativa processer.

I dina arbetsuppgifter ingår bland annat att:

• ge administrativt stöd till enhetens chefer, medarbetare, projekt samt vid utbildningar och konferenser
• ta fram underlag, göra sammanställningar samt uppdatera mallar och informationsmaterial
• stötta kollegor med mötesbokningar, kalenderhantering, tjänsteresor samt skriva protokoll och mötesanteckningar
• hantera leverantörsfakturor i Agresso samt ansvara för inköp och ge visst stöd vid upphandling
• hantera beställningar och behörigheter i stadens IT-portal samt administrera samarbetsytor i SharePoint
• vara enhetens dataskyddssamordnare
• vara avdelningens dokumentsamordnare

Du sitter i Farsta centrum och ingår i en arbetsgrupp om 14 medarbetare och stöttar primärt placeringshandläggare och avtalshandläggare, inklusive samordnare och chef.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

• gymnasieutbildning inom administration/ekonomi eller motsvarande utbildning som vi bedömer likvärdig
• aktuell och flerårig erfarenhet av administrativt arbete i liknande roll
• goda kunskaper i Officepaketet, särskilt i Excel
• erfarenhet av arbete i ekonomi- eller verksamhetssystem (t.ex. Agresso)
• erfarenhet av digitala samarbetsytor (t.ex. SharePoint)
• erfarenhet av att utveckla administrativa processer
• kännedom om upphandlingsregler
• goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift.

Det är meriterande om du har:

• eftergymnasial utbildning, exempelvis inom administration, offentlig förvaltning, ekonomi, projektledning eller annat område som arbetsgivaren bedömer relevant
• kunskap om hur personuppgifter och information ska hanteras säkert i enlighet med gällande regelverk (dataskydd)
• erfarenhet av att strukturera, kvalitetssäkra och administrera dokument och information i digitala miljöer
• erfarenhet av projektarbete eller projektledning
• erfarenhet av arbete i SharePoint
• erfarenhet av offentlig sektor, gärna inom Stockholms stad
• erfarenhet av system som esMaker och/eller eDok
• erfarenhet av arbete med leverantörsfakturor.

För att lyckas i rollen är du:

Du är strukturerad och noggrann med förmåga att skapa ordning, hålla deadlines och leverera med hög kvalitet. Du arbetar självgående, tar ansvar för dina uppgifter och driver dem framåt.

Du är serviceinriktad och trivs i en roll där du stöttar andra och bidrar till att arbetet flyter på smidigt. Du samarbetar väl med andra, är lyhörd och bidrar till ett gott arbetsklimat.

Du är kommunikativ och uttrycker dig tydligt i både tal och skrift. Samtidigt är du initiativtagande inom ditt ansvarsområde och ser vad som behöver göras för att utveckla och effektivisera arbetet.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper, ditt engagemang och din motivation för tjänsten.

Övrigt

Vi rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som vi värdesätter för att vara med och driva utvecklingen på enheten. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV.

Vill du vara med och forma framtidens socialtjänst i Stockholm? Välkommen med din ansökan!

Vi ser fram emot att ta del av din ansökan och höra hur just du vill bidra till vår nya centrala funktion för inköp av externa boenden. Tillsammans gör vi skillnad!

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.